หากคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการจัดประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม อาจเป็นงานที่หนักใจ เนื่องจากเป็นที่ทราบกันดีว่าการประชุมที่มีผู้เข้าร่วมทั้งหมดก่อให้เกิด ความท้าทาย ดังต่อไปนี้ :
- โอเวอร์โหลดการสื่อสาร
- ตอบสนองความต้องการและความสนใจที่หลากหลาย
- อุปสรรคลำดับชั้น
- ขาดการโต้ตอบ
แต่ไม่ต้องกังวล เราได้จัดทำคู่มือนี้พร้อมเคล็ดลับ 15 ข้อที่พิสูจน์แล้วเพื่อการประชุมที่ประสบความสำเร็จ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมประจำสัปดาห์หรืองานประจำปีของบริษัท เคล็ดลับและกลยุทธ์เหล่านี้จะช่วยให้การประชุมแบบลงมือปฏิบัติจริงของคุณเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ มีประสิทธิภาพ และสนุกสนาน เพื่อให้พนักงานทุกคนได้รับพลัง! 🔋💪
การประชุม All-Hands คืออะไร?
แต่ก่อนอื่น การประชุมมือทั้งหมดคืออะไร? การประชุมแบบมือเปล่าหรือที่เรียกว่าศาลาว่าการเมืองเป็นการรวมตัวกันที่ทุกคนในบริษัทหรือองค์กร รวมถึงผู้บริหาร ผู้จัดการ พนักงานแต่ละคน และพนักงานฝ่ายสนับสนุน มารวมตัวกันเพื่อแบ่งปันและหารือเกี่ยวกับการอัปเดต เป้าหมาย ความสำเร็จ และความท้าทายของบริษัท .
ทำหน้าที่เป็นเวทีสำคัญในการส่งเสริมความสามัคคี ความสอดคล้อง ความโปร่งใส และการสื่อสารภายในองค์กร การประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดช่วยปรับความพยายามของแต่ละบุคคลและทีมให้สอดคล้องกับเป้าหมายของบริษัท เพิ่มการมีส่วนร่วมของพนักงาน และเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรโดยรวมโดยการสร้างความรู้สึกเป็นเจ้าของและมีวัตถุประสงค์ร่วมกันระหว่างพนักงาน
ทำไมต้องจัดการประชุม All-Hands?
สามารถใช้การประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดเพื่อแชร์การอัปเดตทั่วทั้งบริษัท ส่งเสริมการสร้างทีม หรือเฉลิมฉลองเหตุการณ์สำคัญ ก่อนที่คุณจะเริ่มวางแผนวิธีต่างๆ เพื่อทำให้การประชุมมีส่วนร่วมมากขึ้นและกังวลเกี่ยวกับความสำเร็จ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจ “สาเหตุ” ที่อยู่เบื้องหลังการจัดการประชุมแบบใช้คนทั้งหมด ต่อไปนี้คือประโยชน์บางประการที่การประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดสามารถนำมาสู่ทีมของคุณได้:
- ปรับปรุงการจัดตำแหน่งและการสื่อสาร : สร้างการจัดตำแหน่งที่ดีขึ้นในองค์กร เมื่อทุกคนได้ยินข้อความเดียวกันจากทีมผู้นำ พวกเขาสามารถเข้าใจสิ่งที่คาดหวังจากพวกเขาและวิธีที่พวกเขาสามารถมีส่วนร่วมได้ดีขึ้น
- ความโปร่งใสและการรวมเข้าด้วยกัน : สร้างบทสนทนาที่เปิดกว้างระหว่างผู้บริหารและพนักงานทั้งหมดเพื่อสร้างความไว้วางใจและการเชื่อมต่อ
- การมีส่วนร่วมและการสร้างแรงจูงใจ : เพิ่มขวัญและกำลังใจของพนักงานด้วยการตระหนักถึงความสำเร็จ เฉลิมฉลองความสำเร็จ และให้พื้นที่สำหรับบุคคลที่จะมีส่วนร่วมในความคิดและมุมมองของพวกเขา
- การทำงานร่วมกันและนวัตกรรมที่เพิ่มขึ้น : อำนวยความสะดวกในการสร้างเครือข่าย ส่งเสริมการทำงานเป็นทีม และทลายไซโลภายในองค์กร
- วัฒนธรรมองค์กร : กำหนดและเสริมสร้างวัฒนธรรมองค์กรเพื่อสร้างความรู้สึกมีตัวตนร่วมกันระหว่างพนักงาน
15 เคล็ดลับในการจัดการประชุมให้ประสบความสำเร็จ
#1 กำหนดเป้าหมายของคุณเพื่อวางกลยุทธ์เพื่อความสำเร็จ
ก่อนวางแผนการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องระบุ วัตถุประสงค์ ของการประชุม ถามตัวเองว่า “ทำไมเราจึงต้องจัดการประชุมแบบมีส่วนร่วม” “เราต้องการบรรลุอะไรจากการประชุม”
กำหนด วัตถุประสงค์ ที่ชัดเจนและจัดโครงสร้างการประชุมให้เหมาะสม กำหนดสิ่งที่คุณต้องการบรรลุและปรับแต่งเนื้อหาเพื่อให้บรรลุเป้าหมายนั้น จากนั้น คุณสามารถดำเนินการต่อโดยกำหนดโลจิสติก รูปแบบ และเนื้อหา ควบคู่ไปกับการกำหนดบทบาท เตรียมวาระการประชุม และฝึกฝน
#2 รวมพลังพนักงานของคุณไม่ว่าจะอยู่ที่ใด
พิจารณาว่ารูปแบบแบบต่อหน้า แบบเสมือน หรือแบบผสมเหมาะสมกับความต้องการของบริษัทของคุณหรือไม่ พนักงานมีความยืดหยุ่นในขณะนี้ ดังนั้น ให้แน่ใจว่าพนักงานทุกคนสามารถมีส่วนร่วมได้อย่างง่ายดาย โดยไม่คำนึงถึงสถานที่ของพวกเขา
หากคุณมีหลายวิธีในการเข้าร่วมการประชุม ให้ตรวจสอบอีกครั้งว่าเทคโนโลยีทั้งหมดพร้อมใช้งานแล้ว โดยคำนึงถึงการสำรองข้อมูล ต้องการความช่วยเหลือ ในการควบคุม Teams, Zoom หรือ Google Meet ใช่ไหม เรามีคุณครอบคลุม
#3 เชิญผู้พูดหลายแผนก
เชิญผู้บรรยายหลายคนจาก แผนกต่างๆ เข้าร่วมการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดของคุณ เพื่อให้พนักงานมีความเข้าใจที่กว้างขึ้นเกี่ยวกับบริษัทโดยรวม และวิธีที่แต่ละแผนกมีส่วนร่วมในความสำเร็จ วิทยากรหลายคนสามารถให้ภาพที่ครอบคลุมยิ่งขึ้นของโครงการ โครงการริเริ่ม และความท้าทายที่กำลังดำเนินอยู่ในพื้นที่ต่างๆ ขององค์กร สิ่งนี้ช่วย ทลายไซโล และส่งเสริมการแบ่งปันความรู้ข้ามแผนก ซึ่งนำไปสู่การเพิ่มประสิทธิภาพและการทำงานร่วมกัน
นอกจากนี้ การฟังจากผู้พูดหลายคนยังเพิ่มความหลากหลายและทำให้การประชุมมีส่วนร่วมและมีชีวิตชีวา ป้องกันความซ้ำซากจำเจและช่วยให้รูปแบบการนำเสนอและเสียงที่แตกต่างกันเพื่อดึงดูดความสนใจของผู้ชม ด้วยการนำมุมมองและความเชี่ยวชาญที่หลากหลายมารวมกัน คุณสามารถส่งเสริมวัฒนธรรมของการทำงานร่วมกันและความเป็นน้ำหนึ่งใจเดียวกัน และสนับสนุนความเป็นเจ้าของและความรับผิดชอบเมื่อพนักงานเห็นเพื่อนร่วมงานเป็นตัวแทนของแผนกของตนและแบ่งปันความสำเร็จและเป้าหมายของพวกเขา
#4 กำหนดผู้ดูแลการประชุม
เพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมที่ดำเนินการด้วยมือทั้งหมดของคุณนั้นมีประสิทธิภาพ มีสมาธิ และวาระการประชุมเป็นไปตามแผน คุณควรตั้งผู้ดูแลการประชุมโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีคนหลายคนและหัวข้อที่เกี่ยวข้องในวาระการประชุม ผู้ดำเนินรายการสามารถจัดการ ลำดับ การประชุม อำนวยความสะดวกใน การเข้าร่วม และรับประกันว่าทุกคนมีโอกาสที่จะพูด พวกเขาสามารถสนับสนุนการมีส่วนร่วมที่สมดุลและครอบคลุมจากผู้เข้าร่วม ในขณะเดียวกันก็ป้องกันการสนทนาจากการเบี่ยงประเด็นไปสู่หัวข้อที่ไม่เกี่ยวข้อง
และหากมี ข้อขัดแย้ง หรือความไม่ลงรอยกันระหว่างการประชุม ผู้ดำเนินรายการที่เป็นกลางสามารถช่วยจัดการได้ พวกเขาสามารถไกล่เกลี่ยการสนทนา ให้แน่ใจว่าบทสนทนามีความเคารพ และป้องกันการหยุดชะงักที่อาจเกิดขึ้น ขึ้นอยู่กับเป้าหมายของคุณสำหรับการประชุมแบบ all-hands ให้พิจารณาเลือกผู้ดำเนินรายการโดยไม่มีส่วนร่วมโดยตรงในหัวข้อที่กำลังสนทนา
#5 สร้างและสื่อสารวาระการประชุมที่ชัดเจน:
วาระการประชุมควรดึงดูดความสนใจของทุกคน ง่ายต่อการติดตาม และให้ทีมของคุณมีความรู้สึกเป็นเจ้าของในการประชุมที่ทุกคนมีส่วนร่วม
สร้างกำหนดการที่มีโครงสร้างดีซึ่งครอบคลุมหัวข้อสำคัญ การอัปเดตแผนก กิจกรรมเชิงโต้ตอบ และเซสชันถามตอบ รวมเวลาที่คาดหวังสำหรับแต่ละรายการและพยายามให้ใกล้เคียงที่สุด แชร์วาระการประชุมล่วงหน้าเพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้เตรียมตัว
ตัวอย่างกำหนดการ อาจเป็น:
- เริ่มต้นด้วยเรือตัดน้ำแข็ง แนะนำเป้าหมายและวัตถุประสงค์
- แบ่งปันข้อมูลและอัปเดตของบริษัทด้วยตัวช่วยด้านภาพที่น่าดึงดูดใจ
- เปิดโอกาสให้สมาชิกในทีมได้เปล่งประกายด้วยเรื่องราวความสำเร็จและงานปัจจุบัน
- เปิดบทสนทนาและการอภิปรายเพื่อรับข้อเสนอแนะและแนวคิด
- ปิดท้ายด้วยการสรุปประเด็นสำคัญและเตือนทุกคนถึงจุดประสงค์ของการประชุม
เมื่อกำหนดวาระของคุณแล้ว ให้เชิญทีมของคุณล่วงหน้าและสื่อสารวาระการประชุมให้ชัดเจน ด้วยวิธีนี้ คุณจะมั่นใจได้ว่าการประชุมจะมีประสิทธิผล และทีมก็เตรียมพร้อมและพร้อมที่จะมีส่วนร่วมกับคำถาม แนวคิด และคำติชม
#6 เลือกหนึ่งเครื่องมือการประชุมที่ราบรื่น
จัดการประชุมที่มีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้นโดยเลือกเครื่องมือการประชุมที่ราบรื่นเพียงหนึ่งเดียวที่รวมวาระการประชุมทั้งหมดและสไลด์ทั้งหมดจากผู้พูดที่แตกต่างกันไว้ในที่เดียว เมื่อสไลด์ทั้งหมดรวมเป็นหนึ่งเดียวในที่เดียว ต่อจากเทมเพลตหรือธีมที่สอดคล้องกัน จะช่วยให้สร้างแบรนด์ได้สอดคล้อง กัน และมีความสวยงามทางภาพตลอดการประชุมทั้งหมด
สิ่งนี้ไม่ได้ช่วยให้ผู้พูดทุกคนเปลี่ยนจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่งได้อย่างราบรื่น แต่ยังทำให้ผู้เข้าร่วมไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างแอพพลิเคชั่นหรือแพลตฟอร์มต่างๆ ไม่มีการหยุดชะงักหรือความล่าช้าที่เกิดจากการสลับไปมาระหว่างซอฟต์แวร์หรือไฟล์ต่างๆ ช่วยประหยัดเวลาและลดความสับสนที่อาจเกิดขึ้น
ความสามารถใน การทำงานร่วมกัน ระหว่างผู้พูดและผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น ซึ่งนำการมีส่วนร่วมและการมีส่วนร่วมจากผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดไปสู่ระดับแนวหน้า ผู้เข้าร่วมสามารถแบ่งปันแนวคิดและการสนทนาได้อย่างง่ายดายเมื่อใช้เครื่องมือเช่น ClassPoint ที่ รวมคำถามตอบกลับของผู้ชมไว้ในงานนำเสนอ PowerPoint ของคุณ
#7 รับประกันประสบการณ์ทางเทคโนโลยีที่ราบรื่น
ดำเนินการเพื่อสร้างประสบการณ์การประชุมที่ราบรื่นและเชื่อถือได้มากขึ้นสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง เพื่อ ลดปัญหาทางเทคนิค โดยจัดลำดับความสำคัญของประสบการณ์ทางเทคโนโลยีที่ราบรื่น ผู้เข้าร่วมสามารถมีส่วนร่วมในการประชุมหรือการสัมมนาผ่านเว็บได้อย่างเต็มที่โดยไม่หยุดชะงักหรือหงุดหงิดที่เกิดจากปัญหาทางเทคนิค
ปัญหาที่อาจเกิดขึ้นบางอย่างที่ต้องแจ้งให้ทราบ ได้แก่ เครื่องมือการประชุมทางเสียง/วิดีโอ การเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ต ความสามารถในการแชร์หน้าจอ หรือซอฟต์แวร์การนำเสนอ หากคุณเลือกเครื่องมือการประชุมที่ราบรื่นเพียงหนึ่งเดียว แสดงว่าคุณนำหน้าไปหนึ่งก้าวแล้ว ลดเครื่องมือนำเสนอของคุณให้เหลือเพียงเครื่องมือเดียว ขจัดปัญหาที่อาจเกิดขึ้นหรือบกพร่อง เช่น ปัญหาที่เกิดจากปัญหาความเข้ากันได้ระหว่างซอฟต์แวร์หรือรูปแบบไฟล์ต่างๆ
#8 เพิ่มความชัดเจนและผลกระทบด้วย Visual Aids
ข้อผิดพลาดที่ใหญ่ที่สุดอย่างหนึ่งที่คุณสามารถทำได้เมื่อวางแผนการประชุมทั้งหมดคือความไม่ชัดเจนหรือยืดเยื้อในการจัดส่งของคุณ สิ่งนี้สามารถนำไปสู่สมาชิกในทีมที่ไม่มีส่วนร่วม ความยุ่งยาก และท้ายที่สุด การประชุมที่มีประสิทธิภาพน้อยลง
การใช้ ตัวช่วยด้านภาพ ที่ชัดเจน เช่น แผนภูมิ กราฟ ไดอะแกรม หรืออินโฟกราฟิก สามารถช่วยถ่ายทอดข้อมูลหรือข้อมูลที่ซับซ้อนในลักษณะที่เข้าถึงได้และเข้าใจได้มากขึ้น โสตทัศนูปกรณ์ช่วยดึงความสนใจและแสดงเป้าหมายและความคืบหน้าด้วยภาพเพื่อให้มั่นใจว่าข้อความสำคัญได้รับการถ่ายทอดอย่างมีประสิทธิภาพและโดนใจผู้ชมทั้งหมด เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีต่างๆ ที่คุณสามารถ ปรับปรุงงานนำเสนอของคุณเพื่อให้น่าสนใจยิ่งขึ้น
#9 เพิ่มพลังให้กับทุกเสียง: ให้ทุกคนมีส่วนร่วมในระหว่างการประชุม
กระตุ้นให้เกิดการมีส่วนร่วมอย่างจริงจังโดยให้พนักงานมีส่วนร่วมใน การอภิปราย เซสชันแบบโต้ตอบ หรือแบบสำรวจความคิดเห็น สิ่งนี้จะไม่เพียงนำไปสู่การทำงานร่วมกันและการสื่อสารที่ดีขึ้นภายในทีมของคุณ แต่ยังช่วยเพิ่มขวัญและกำลังใจในการทำงานของทีมโดยรวมอีกด้วย
เพื่อให้ทุกคนมีส่วนร่วม ขั้นแรก สร้างโอกาสในการมีส่วนร่วม กระตุ้นให้พนักงานแบ่งปันความคิดและแนวคิดในระหว่างการระดมสมอง หากต้องการรับฟังความคิดและแนวคิดของทุกคนให้ดีขึ้น ให้ใช้กิจกรรมแบบโต้ตอบ ด้านล่างนี้เรามีรายการคำถามที่คุณสามารถถามได้ทั้งก่อน ระหว่าง และหลังเซสชัน เพื่อให้ทุกคนแชร์ได้อย่างสบายใจ
เซสชันกลุ่มย่อย ยังเป็นวิธีที่มีประสิทธิภาพในการให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมขนาดใหญ่ กลุ่มย่อยเหล่านี้สามารถช่วยอำนวยความสะดวกในการสนทนาและให้ทุกคนมีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในสภาพแวดล้อมที่ใกล้ชิดกันมากขึ้น
# 10 กระตือรือร้นกับการแข่งขันกระชับมิตร
การผสมผสานองค์ประกอบของความสนุกสนานและความเพลิดเพลิน โดยเฉพาะอย่างยิ่งการแข่งขันที่เป็นมิตรและเบาสมอง ช่วยสร้างบรรยากาศเชิงบวกและผ่อนคลายในสิ่งที่โดยปกติแล้วอาจเป็นการประชุมที่น่าเบื่อและยาวนาน สิ่งนี้สามารถลดความเครียดและความวิตกกังวล ส่งเสริม ความสนิทสนมกัน และขวัญกำลังใจโดยรวมของสมาชิกในทีม
อ้างอิงจาก Harvard Business Review “การแข่งขันเพิ่มการกระตุ้นทางสรีรวิทยาและจิตใจ ซึ่งเตรียมร่างกายและจิตใจให้พร้อมสำหรับความพยายามที่เพิ่มขึ้น และทำให้ประสิทธิภาพการทำงานสูงขึ้น”
ลองเพิ่ม กิจกรรมหรือเกมสนุกๆ เช่น การแข่งขันแบบทดสอบโหมดของ ClassPoint ลงในงานนำเสนอของคุณ หรือเพิ่มองค์ประกอบความสนุกอื่นๆ เช่น การเล่นดนตรี การกำหนดธีมสำหรับการประชุม การจัดหาอาหารว่างและเครื่องดื่ม และเพิ่มอารมณ์ขันในการประชุม!
สิ่งที่อาจสนุกสำหรับบางคนอาจไม่โดนใจคนอื่นๆ ดังนั้นให้มีความยืดหยุ่นเพื่อสร้างการประชุมที่สนุกสนานสำหรับทุกคน
#11 เรียกใช้เซสชันถามตอบที่มีประสิทธิภาพ
ในระหว่างการประชุมทั้งหมด ให้จัดสรรเวลาสำหรับเซสชันถามตอบเพื่อจัดการกับข้อกังวลของพนักงาน สนับสนุน ความโปร่งใส และตอบกลับพนักงานของคุณอย่างรอบคอบ สิ่งนี้อาจนำไปสู่คำถามและการสนทนาที่ยากซึ่งรับมือได้ยาก อย่างไรก็ตาม เป็นโอกาสที่จะตอบคำถามได้อย่างมีประสิทธิภาพและส่งเสริมการมีส่วนร่วมและความไว้วางใจที่นำไปสู่การซื้อใจของพนักงาน
หากการประชุมของคุณมีเวลาจำกัด ให้ถามคำถามล่วงหน้าและเตรียมคำตอบสำหรับที่อยู่ และเสนอคำถามและคำตอบที่สั้นลง
การแจ้งเตือน ที่เป็นประโยชน์ :
- ทำให้ชัดเจนในตอนต้นของการประชุมว่ายินดีต้อนรับคำถามที่ยากและการสนทนาที่ท้าทาย
- ในฐานะผู้อำนวยความสะดวก สิ่งสำคัญคือต้องวางตัวเป็นกลางและไม่เข้าข้างฝ่ายใด ใช้เทคนิคการฟังอย่างตั้งใจเพื่อให้แน่ใจว่าทุกคนได้ยินและเข้าใจ
- หากการสนทนาเริ่มร้อนระอุหรืออารมณ์เริ่มพลุ่งพล่าน ก็ไม่เป็นไรที่จะหยุดพัก
- หลังการประชุม ให้ติดตามบุคคลที่มีคำถามหรือข้อสงสัยที่ยากๆ
# 12 ขอคำติชมโดยไม่ระบุชื่อ
การเติบโตที่แท้จริงเกิดขึ้นเมื่อเราน้อมรับคำติชมที่ยากลำบาก คำติชมเชิงวิจารณ์และคำพูดที่ตรงไป ตรงมาเป็นตัวกระตุ้นสำหรับการปรับปรุงและการเติบโตขององค์กร ดังนั้นใช้โอกาสนี้ในการประชุมที่ทุกฝ่ายร่วมมือกันเพื่อเปิดประตูรับคำติชม
“วิธีที่คุณขอคำวิจารณ์และตอบโต้เมื่อคุณได้รับคำวิจารณ์นั้น ส่งผลอย่างมากต่อการสร้างความไว้วางใจ—หรือทำลายมัน”
คิม สก็อตต์ จาก Radical Condor
เชิญสมาชิกในทีมทุกคนแบ่งปันความซื่อสัตย์ที่ไม่มีการกรองด้วยเครื่องมือแสดงความคิดเห็นที่ไม่ระบุชื่อ เช่น แบบสำรวจอย่างรวดเร็วของ ClassPoint คุณสามารถเลือกที่จะจัดการข้อเสนอแนะบางส่วนแบบสดๆ ณ จุดนั้น หรือเพียงแค่ให้เวลาและสถานที่ที่ปลอดภัยและเป็นที่ต้อนรับแก่ทีมสำหรับการแสดงความคิดเห็นอย่างตรงไปตรงมา
#13 ฉลองความสำเร็จและกระตุ้นความก้าวหน้า
รับรู้และเฉลิมฉลองความสำเร็จของบุคคลและทีม ในระหว่างการประชุมแบบมีส่วนร่วมทั้งหมดเพื่อให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมและมีแรงจูงใจ การเน้นความสำเร็จของทีมไม่เพียงแต่เป็นการแสดงความชื่นชม แต่ยังกระตุ้นให้พวกเขาก้าวต่อไป
เป็น สิ่งสำคัญที่จะต้องใช้เวลาในการชื่นชมทีม แบ่งปันข้อเสนอแนะและผลลัพธ์ในเชิงบวก และให้เครดิตเมื่อถึงกำหนดเครดิต! คุณยังสามารถมอบใบรับรองเพื่อแสดงความขอบคุณและกระตุ้นให้ผู้อื่นทำงานหนักขึ้นและมุ่งมั่นเพื่อความสำเร็จ
#14 ย้ำประเด็นสำคัญ
ก่อนปิดการประชุม ให้บอกประเด็นสำคัญหรือเป้าหมายของคุณต่อฝูงชน หลังจากสิ่งที่อาจใช้เวลานานกว่าการประชุมปกติ จะเป็นการตอกย้ำข้อมูลที่แบ่งปัน ชี้แจงความสับสน และทำให้มั่นใจถึงความเข้าใจร่วมกันระหว่างพนักงาน
โดย การย้ำ รายละเอียด เป้าหมาย และการตัดสินใจที่สำคัญ คุณส่งเสริมความสอดคล้องและสอดคล้องกันภายในองค์กร นอกจากนี้ ยังช่วยให้พนักงานมีความรับผิดชอบ ช่วยในการรักษาความรู้ขององค์กร สื่อสารขั้นตอนต่อไปได้อย่างมีประสิทธิภาพ และรองรับผู้ที่ขาดงานหรือผู้ที่มาสาย
การย้ำประเด็นสำคัญยังช่วยให้สามารถจัด ทำเอกสารและอ้างอิง ให้สรุปผลการประชุมสำหรับการอภิปรายและการตัดสินใจในอนาคต และสามารถแชร์กับทีมหลังการประชุมหรือกับทุกคนที่ไม่ได้อยู่ที่นั่น ลองใช้ฟีเจอร์แชร์ PDF ของ ClassPoint เพื่อ แชร์งานนำเสนอของคุณอย่างง่ายดายโดยไม่ต้องส่งอีเมล
# 15 จบด้วยแรงบันดาลใจอันสูงส่ง
และสุดท้าย ปล่อยให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีแรงกระตุ้น มีพลัง และได้รับพลังด้วยการจบการประชุมด้วยแรงบันดาลใจที่ยกระดับ
ในการบรรลุเป้าหมายนี้ คุณสามารถแบ่งปัน เรื่องราวความสำเร็จ เน้นความสำเร็จของบุคคลหรือทีม และ รับรู้ถึงความพยายามร่วมกัน ขององค์กร หรือคุณสามารถจบด้วยวิดีโอที่สร้างแรงบันดาลใจ เช่น TedTalk หรือแม้แต่วิทยากรสด ค้นหาเว็บระหว่างการนำเสนอของคุณ เพื่อดึงวิดีโอโดยไม่ต้องออกจาก PowerPoint ด้วยเบราว์เซอร์ที่ฝังตัวของ ClassPoint
การปิดการประชุมด้วยแรงบันดาลใจที่ยกระดับจะสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม เสริมสร้างความสามัคคีและความมุ่งมั่น และกระตุ้นให้พนักงานมุ่งมั่นสู่ความเป็นเลิศต่อไป เป็นโอกาสที่จะทำให้ผู้เข้าร่วมรู้สึกมีแรงบันดาลใจ เชื่อมโยง และตื่นเต้นกับบทบาทของตนในความสำเร็จขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งหลังจากที่คุณเพิ่งย้ำประเด็นสำคัญ
ประเมินความสำเร็จของการประชุมแบบ All-Hands และวางแผนสำหรับอนาคต
เมื่อการประชุมทั้งหมดของคุณสิ้นสุดลง สิ่งสำคัญคือต้องประเมินความสำเร็จ คุณควรวิเคราะห์ว่าการประชุมบรรลุวัตถุประสงค์หรือไม่และพนักงานพบว่าเนื้อหามีประโยชน์หรือไม่
- ติดตาม : ขั้นแรก ติดตามผลหลังการประชุมโดยการสรุปประเด็นสำคัญ แบ่งปันรายงานการประชุม และรวบรวมคำติชม สามารถรวบรวมคำติชมผ่านแบบสำรวจ แบบฟอร์มคำติชม หรือโดยการวิเคราะห์อัตราการเข้าร่วม ทั้งหมดนี้ช่วยในการรวบรวมข้อมูลว่าอะไรได้ผลและอะไรไม่ได้ผล ตัวอย่างเช่น คุณสามารถถามพนักงานว่าพวกเขาคิดอย่างไรกับเนื้อหา ผู้พูด หรือระยะเวลาของการประชุม
- วิเคราะห์ : ต่อไป วิเคราะห์ผลกระทบของการประชุมมือทั้งหมด เป็นตัวของตัวเอง: “ข้อมูลที่แบ่งปันในการประชุมนำไปสู่การปรับปรุงประสิทธิภาพ ผลผลิต หรือความพึงพอใจของพนักงานหรือไม่”
- ปรับปรุง : เมื่อคุณได้ประเมินความสำเร็จของการประชุมทั้งหมดแล้ว คุณสามารถใช้คำติชมเพื่อปรับปรุงการประชุมในอนาคตได้ ตัวอย่างเช่น หากพนักงานรายงานว่าการประชุมนานเกินไป ให้พิจารณาลดระยะเวลาสำหรับการประชุมครั้งต่อไป หากพวกเขาพูดถึงผู้พูดหรือหัวข้อที่พวกเขาชอบ ให้พิจารณารวมเรื่องนั้นไว้ในการประชุมครั้งต่อๆ ไป
คำถามที่ต้องถามในการประชุมแบบ All-Hands
ทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมตลอดการประชุมโดยถามคำถามและครอบคลุมข้อมูลที่พวกเขาต้องการหารือ
จะรู้ได้อย่างไรว่าพวกเขาต้องการหารืออะไร? ถามพวกเขาในแบบสำรวจก่อนการประชุม!
คำถามที่ถามพนักงานและตัวคุณเอง ก่อนการประชุม:
- มีข้อกังวลหรือคำถามเฉพาะเจาะจงใด ๆ ที่คุณต้องการให้ตอบในระหว่างการประชุมหรือไม่?
- คุณคิดอย่างไรเกี่ยวกับความหลากหลายและการรวมเป็นหนึ่งในสถานที่ทำงานของเรา และเราจะสนับสนุนต่อไปได้อย่างไร
- คุณช่วยแชร์ตัวอย่างการทำงานเป็นทีมและการทำงานร่วมกันที่คุณเชื่อว่าสมควรได้รับการยกย่องและเฉลิมฉลองได้ไหม
- การอัปเดตและการพัฒนาที่สำคัญที่ทุกคนควรรู้คืออะไร
ตอนนี้ เพื่อให้ผู้ชมมีส่วนร่วมและรวบรวมประเด็นการสนทนา ระหว่างการประชุม คุณสามารถถามคำถามเชิงโต้ตอบเพิ่มเติมได้ เริ่มต้นด้วยเครื่องบดน้ำแข็ง เพื่อให้ทุกคนอุ่นเครื่อง จากนั้นจึงนำไปสู่คำถามดังนี้:
- เราจะปรับปรุงการสื่อสารและการทำงานร่วมกันระหว่างแผนกได้อย่างไร
- อะไรคือความสำเร็จหรือเหตุการณ์สำคัญที่สำคัญที่สุดสำหรับคุณหรือทีมของคุณในไตรมาสที่แล้ว
- ในหนึ่งประโยค อธิบายความท้าทายที่คุณเผชิญในไตรมาสที่แล้วและวิธีเอาชนะมัน
- การสนับสนุนหรือแหล่งข้อมูลใดที่จะเป็นประโยชน์กับคุณหรือทีมของคุณในการบรรลุผลลัพธ์ที่ดีขึ้นในไตรมาสที่แล้ว
- มีความท้าทายใด ๆ ที่รับรู้เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงใหม่ ๆ เหล่านี้หรือไม่?
- มีส่วนหรือกระบวนการใดบ้างที่คุณเชื่อว่าควรจัดลำดับความสำคัญหรือปรับปรุงในไตรมาสถัดไป
ใช้ประเภทคำถามที่หลากหลายเพื่อให้ผู้ฟังสนใจและนำเสนอข้อมูลเป็นวิธีที่เหมาะสมที่สุด ใช้ กลุ่มคำ คำ ตอบสั้นๆ คำถามแบบปรนัย หรือแม้แต่ อัปโหลดรูปภาพ
และสุดท้าย หลังการประชุม ให้วัดผลว่าเป็นอย่างไรโดย ส่ง แบบสำรวจหรือถามคำถามโต้ตอบสุดท้ายก่อนที่ทุกคนจะออกไป โปรดจำไว้ว่า คำถามเหล่านี้สามารถไม่ระบุชื่อได้เพื่อให้แน่ใจว่าคำตอบที่ส่งมานั้นซื่อสัตย์และสบายใจ
- ประเด็นสำคัญของคุณจากการประชุมแบบ all-hands คืออะไร?
- ที่ประชุมได้ตอบคำถามหรือข้อสงสัยของคุณหรือไม่? ถ้าไม่ คุณต้องการรับข้อมูลเพิ่มเติมอะไร
- หัวข้อที่กล่าวถึงมีความเกี่ยวข้องและมีค่าสำหรับคุณหรือไม่?
- คุณพบว่ารูปแบบการประชุมมีส่วนร่วมและโต้ตอบได้หรือไม่
- มีแง่มุมใดของการประชุมที่สามารถปรับปรุงได้หรือไม่? ถ้าเป็นเช่นนั้น คุณมีข้อเสนอแนะอย่างไร?
- คุณมีแนวคิดหรือข้อเสนอแนะสำหรับการประชุมทั้งหมดในอนาคตหรือไม่?
ประเด็นที่สำคัญ
ก้าวต่อไป เพื่อดำเนินการประชุมให้ประสบความสำเร็จและมีส่วนร่วม โปรดจำไว้ว่า:
- การดำเนินการประชุมที่ประสบความสำเร็จต้องอาศัยการวางแผนเชิงกลยุทธ์ ดังนั้นจงกำหนดวัตถุประสงค์ที่ชัดเจนและจัดโครงสร้างการประชุมให้รอบด้าน
- ส่งเสริมการมีส่วนร่วมของพนักงานผ่านการมีส่วนร่วม กิจกรรมเชิงโต้ตอบ คำถาม และการอภิปราย
- ใช้โสตทัศนูปกรณ์และเทคโนโลยีเพื่อปรับปรุงการสื่อสารและการมีส่วนร่วม
- ส่งเสริมความโปร่งใสและความไว้วางใจผ่านการอภิปรายอย่างเปิดเผย รับฟังและรับคำติชมอย่างกระตือรือร้นเพื่อเปลี่ยนแปลงในอนาคต