คุณอาจยังใหม่กับการดำเนินการย้อนหลังหรืออาจคิดว่าการดำเนินการย้อนหลังมีไว้สำหรับการจัดการโครงการที่คล่องตัวเท่านั้น แต่ฉันมาที่นี่เพื่อบอกคุณว่าการดำเนินการย้อนหลังทำได้ง่ายและมีประโยชน์อย่างยิ่งสำหรับทุกแผนก โครงการ และทีมทั้งเล็กและใหญ่ .
ที่ ClassPoint เราเข้าใจถึงความสำคัญของ Sprint ย้อนหลัง และเชื่อว่ากระบวนการย้อนหลังที่มีโครงสร้างที่ดีและการทำงานร่วมกันเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการส่งเสริมการปรับปรุงอย่างต่อเนื่องภายในทีมของเรา
ไม่ว่าคุณจะเป็นผู้นำธุรกิจสตาร์ทอัพขนาดเล็กหรือจัดการองค์กรขนาดใหญ่ การทบทวนย้อนหลังเป็นประจำจะเป็นโอกาสในการสะท้อนถึงโครงการที่ผ่านมา ระบุจุดที่ต้องปรับปรุง และส่งเสริมวัฒนธรรมแห่งการเรียนรู้และการเติบโตภายในทีมของคุณ เรามาเจาะลึกถึงพื้นฐานของการทบทวนย้อนหลัง ขั้นตอนสำคัญเกี่ยวกับวิธีดำเนินการย้อนหลัง และเคล็ดลับในการเรียกใช้เซสชันที่มีประสิทธิภาพสูงซึ่งให้ข้อมูลเชิงลึกที่นำไปปฏิบัติได้และขับเคลื่อนการเปลี่ยนแปลงในเชิงบวก
Retrospective คืออะไร
การประชุมย้อนหลังคือการประชุมทีมที่เกิดขึ้นเมื่อสิ้นสุดโครงการหรือช่วงระยะเวลาหนึ่ง โดยมีจุดประสงค์เพื่อประเมินประสิทธิภาพ ความสำเร็จ และความล้มเหลว
วัตถุประสงค์และประโยชน์ของการวิ่งย้อนหลัง
แนวคิดเบื้องหลังการมองย้อนหลังหรือ “ย้อนยุค” คือการสะท้อนประสบการณ์ในอดีต เรียนรู้จากประสบการณ์เหล่านั้น และปรับพฤติกรรมในอนาคตเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ประสิทธิผล และผลผลิต
แม้ว่าการย้อนกลับของ Sprint จะมีรากฐานมาจากการพัฒนาผลิตภัณฑ์แบบ Agile แต่ก็มีประโยชน์อย่างมากต่อทีมทุกประเภทในทุกอุตสาหกรรม เมื่อทำสำเร็จแล้ว การทบทวนย้อนหลังสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการปรับปรุงไดนามิกของทีม การสื่อสาร และประสิทธิภาพโดยรวม คุณสามารถใช้ข้อมูลย้อนหลังเหล่านี้เพื่อสะท้อนอะไรก็ได้: การวิ่ง โครงการ เป้าหมายของบริษัท ฯลฯ & ใช้สำหรับการเช็คอิน/เช็คเอาต์ การสร้างทีม Energizers เป็นต้น
ประเภทของการดูย้อนหลัง
Retros สามารถมีได้หลายรูปแบบและมีหลายชื่อ ไม่ว่าคุณกำลังทำ Sprint ย้อนหลัง ย้อนหลังโครงการ หรือย้อนหลังผลิตภัณฑ์ เป้าหมายก็เหมือนกัน: เพื่อสะท้อนถึง:
- อะไรที่เป็นไปด้วยดี
- สิ่งที่ไม่ดี
- คุณจะปรับปรุงได้อย่างไรในอนาคต
รูปแบบย้อนหลัง
สิ่งที่น่าสนุกคือคำถามหลักย้อนหลังสามข้อนั้นมาในรูปแบบต่างๆ มากมายให้คุณเลือก! ทุกคนมีวัตถุประสงค์เดียวกัน แต่แต่ละคนมีวิธีแนะนำการสนทนาในทีมที่ไม่เหมือนใคร ต่อไปนี้เป็นรูปแบบย้อนยุคที่เป็นที่นิยมบางส่วน:
- พื้นฐาน: อะไรเป็นไปด้วยดี? อะไรไม่ได้? เราสามารถปรับปรุงอะไรได้บ้าง?
- 4 Ls: ชอบ เรียนรู้ ขาด โหยหา
- เริ่ม หยุด ดำเนินการต่อ
- หนึ่งคำย้อนหลัง: สมาชิกในทีมสะท้อนและแบ่งปันคำติชม ความคิดเห็น และตอบคำถามพื้นฐานย้อนหลังโดยใช้คำเดียวที่กระชับและตั้งใจ
- เรือใบ: ลมอะไรพัดพาเราไปข้างหน้า? อะไรยึดเหนี่ยวรั้งเราไว้? และหิน (สิ่งกีดขวาง) อะไรที่เราอาจต้องพบเจอระหว่างทาง?
- FLAT: ทิศทางในอนาคต บทเรียนที่ได้รับ ความสำเร็จ ขอบคุณ
- กุหลาบตูมหนาม
- ดีใจ เศร้า บ้า
- ไฟจราจร
- รายการดำเนินต่อไป!
ขั้นตอนในการเรียกใช้ย้อนหลัง
ขั้นตอนที่ 1: เตรียมเครื่องมือย้อนหลังของคุณ
ขั้นตอนแรกในการดำเนินการประชุมย้อนหลังอย่างมีประสิทธิภาพคือการเตรียมเครื่องมือของคุณสำหรับติดตามความคิดเห็นของทีมและข้อมูลเชิงลึกในการอภิปราย คุณอาจพบว่ามีประโยชน์มากที่สุดในการสร้างภาพสรุปเพื่อช่วยให้คุณและผู้เข้าร่วมจัดทำแผนความคิด ดูว่าข้อมูลเชิงลึกที่แตกต่างกันเกี่ยวข้องกันอย่างไร และเน้นส่วนที่คุณสามารถดำเนินการได้ทันที
มีเครื่องมือมากมายที่คุณสามารถใช้เพื่ออำนวยความสะดวกในการดูย้อนหลัง และคุณน่าจะทำได้ด้วยเครื่องมือที่คุณมีอยู่แล้ว! เช่น:
1. พาวเวอร์พอยต์:
สำหรับการประชุมที่มีการเตรียมการอย่างดีและมีการโต้ตอบ คุณสามารถใช้ PowerPoint เพื่อเรียกใช้ย้อนหลัง ซึ่งเป็นเครื่องมือที่คุณมีและรู้จักอยู่แล้ว นอกจากนี้ ด้วยการใช้ Add-in แบบโต้ตอบสำหรับผู้ชม คุณสามารถฝังแบบสำรวจและคำถามที่ทีมของคุณสามารถตอบได้ นี่อาจเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการทำให้ผู้คนมีส่วนร่วม ระดมความคิดจากฝูงชน และรวบรวมความคิดเห็นแบบเรียลไทม์ และนำเสนอข้อมูลนั้นสำหรับการสนทนา
2. กระดานไวท์บอร์ดและกระดาษโน้ต:
หากการประชุมของคุณเป็นแบบตัวต่อตัว 100% คุณอาจพิจารณาใช้กระดานไวท์บอร์ดหรือฟลิปชาร์ตจริงเพื่อรวบรวมแนวคิดและคำติชม บันทึกช่วยเตือนสามารถเป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์สำหรับการเข้าร่วมกลุ่มและจัดระเบียบความคิดและแนวคิด ช่วยให้ผู้เข้าร่วมสามารถย้ายพวกเขาไปรอบ ๆ และจัดกลุ่มเป็นธีม ข้อเสียเพียงอย่างเดียวคือการบันทึกความคิดเห็นของทีมด้วยตนเองในภายหลัง
3. ไวท์บอร์ดดิจิตอล:
หรือคุณอาจต้องการพิจารณาเครื่องมือไวท์บอร์ดดิจิทัล เช่น Microsoft Whiteboard หรือ Miro ซึ่งช่วยให้ผู้เข้าร่วมทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ คุณยังสามารถใช้เทมเพลตออนไลน์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะสำหรับการดูย้อนหลัง ซึ่งให้รูปแบบที่มีโครงสร้าง และทำให้ง่ายต่อการรวบรวมและจัดระเบียบคำติชม
ขั้นตอนที่ 2: ตั้งเวลาและวาระการประชุม
หลังจากตัดสินใจจัดประชุมย้อนหลังแล้ว ขั้นต่อไปคือ กำหนดเวลาและวาระการประชุม ก่อนอื่นให้เลือกเวลาที่เป็นประโยชน์และเหมาะสมในการแสดงย้อนยุค จากนั้นเลือกเวลาที่ทุกคนในทีมสามารถเข้าร่วมและมีส่วนร่วมอย่างแข็งขัน เมื่อกำหนดเวลาแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องสร้างวาระการประชุมที่ชัดเจนและรัดกุม
วาระการประชุมควรมีการแนะนำสั้น ๆ เกี่ยวกับการประชุมย้อนหลัง เป้าหมายหลักและวัตถุประสงค์ของการประชุม เวลาที่จัดสรรสำหรับแต่ละหัวข้อ และใครจะเป็นผู้นำในการอภิปรายแต่ละครั้ง ซึ่งควรรวมถึงรูปแบบย้อนยุคหรือคำถามที่คุณต้องการระบุด้วย
ควรแบ่งปันข้อมูลนี้กับสมาชิกในทีมทุกคนล่วงหน้า เพื่อให้ทุกคนรู้ว่าควรคาดหวังอะไรในระหว่างการประชุม วาระการประชุมที่วางแผนไว้อย่างดีจะวางรากฐานสำหรับการหวนกลับที่มีประสิทธิผลและมุ่งเน้น
ขั้นตอนที่ 3: กำหนดกฎพื้นฐานและความคาดหวัง
ก่อนที่จะดำดิ่งสู่การประชุมย้อนหลัง สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดกฎพื้นฐานและความคาดหวังสำหรับทุกคนที่เกี่ยวข้อง สิ่งนี้ช่วยให้แน่ใจว่าการประชุมมีสมาธิ มีประสิทธิผล และให้เกียรติกัน คุณตั้งเป้าหมายและปฏิบัติตามแนวทาง แต่คุณสามารถพิจารณาได้ดังต่อไปนี้:
- ส่งเสริมการสื่อสารที่เปิดกว้างและให้เกียรติกัน : ส่งเสริมสภาพแวดล้อมที่เคารพซึ่งทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดโดยไม่ถูกขัดจังหวะ กระตุ้นให้สมาชิกในทีมแบ่งปันความคิดที่ตรงไปตรงมา รับฟังอย่างกระตือรือร้น และมีทัศนคติที่เปิดกว้าง
- ให้ความเกี่ยวข้อง : เพื่อให้การประชุมมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสนทนามุ่งเน้นไปที่เป้าหมายและวัตถุประสงค์ของการย้อนหลัง กำหนดขอบเขตของการสนทนาให้ชัดเจนและหลีกเลี่ยงการเจาะลึกประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องหรือเหตุการณ์ในอดีต
- รักษาวัตถุประสงค์ ไม่ใช่ส่วนตัว : เตือนผู้เข้าร่วมว่าการทบทวนย้อนหลังมุ่งเน้นไปที่การประเมินเวิร์กโฟลว์ สถานการณ์ และระบบ มากกว่าการดำเนินการของแต่ละคน เน้นความสำคัญของการแยกความรู้สึกส่วนตัวออกจากการสนทนา
- น้อมรับคำติชมเป็นเครื่องมือในเชิงบวก : ทุกคนที่เกี่ยวข้องควรเปิดใจรับคำติชม เนื่องจากเป็นส่วนสำคัญของการทบทวนย้อนหลัง ส่งเสริมแนวทางที่มองไปข้างหน้า รับคำติชมที่สร้างสรรค์ในลักษณะที่เป็นบวก และพิจารณาดำเนินการเปลี่ยนแปลงที่อาจเป็นประโยชน์ต่อทีมในอนาคต
ขั้นตอนที่ 4: เริ่มต้นด้วยการให้ทุกคนมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมอย่างจริงจัง
เพื่อให้ทุกคนตื่นตัวและพร้อมที่จะเข้าร่วม ให้เริ่มการประชุมโดยให้ทุกคนมีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งเมื่อคุณมีสมาชิกในทีมที่อยู่ห่างไกลซึ่งอาจมีส่วนร่วมน้อยลงเนื่องจากระยะทาง แล้วคุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าทุกคนมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วมตั้งแต่ต้น
เริ่มต้นด้วยกิจกรรมโต้ตอบอุ่นเครื่องหรือเครื่องบดน้ำแข็งที่จะบังคับให้ทุกคนมีส่วนร่วมในการประชุมอย่างแข็งขัน
นี่อาจเป็นเกมตัดน้ำแข็งสนุกๆ เช่น คุณอยากจะถามคำถามเช่น “คุณไม่อยากใช้โซเชียลมีเดียอีกหรือไม่ดูหนังหรือรายการทีวีอีกเลย” หรือการประกวดเรื่องตลกร้ายโดยให้ทุกคนส่งเรื่องตลกที่ซ้ำซากที่สุดและโหวตเรื่องที่แย่ที่สุด (ดีที่สุด)
หรืออาจเป็นการย้อนยุคที่อบอุ่นกว่าเพื่อให้ทุกคนพร้อมและสบายใจที่จะแบ่งปัน เช่น การสำรวจความคิดเห็นขอให้ทุกคนให้คะแนนว่าเดือน/โครงการ/วาระการประชุมเป็นอย่างไร หรืออธิบายประสบการณ์ของพวกเขาในคำเดียวโดยใช้ word cloud วิธีใดวิธีหนึ่งหรือทั้งสองอย่างเป็นวิธีที่ดีในการให้ทุกคนพร้อมสำหรับการสะท้อนความคิดเห็นของทีมที่เปิดกว้างและกระตือรือร้น
ขั้นตอนที่ 5: ระหว่างการประชุม: ทบทวนสิ่งที่ทำได้ดี สิ่งที่ไม่ดี และวิธีที่คุณสามารถปรับปรุงได้
ตอนนี้คุณได้ตั้งเวทีและเตรียมทีมแล้ว ก็ถึงเวลาดำดิ่งสู่เนื้อของการหวนกลับและวิ่ง เอาล่ะ การหวนกลับ!
ขั้นแรก เชิญชวนให้ทุกคนแบ่งปันความคิดเห็นอย่างเปิดเผยโดยตอบคำถามย้อนยุคของคุณและแสดงให้เห็นภาพ เป็นการดีที่สุดถ้าทุกคนสามารถแสดงความคิดเห็นของตนเองได้ด้วยตนเองก่อนที่จะเปิดฟลอร์เพื่ออภิปราย การใช้ไวท์บอร์ดสำหรับการทำงานร่วมกันหรือตัวรวบรวมการตอบสนองของผู้ชม เช่น ClassPoint นั้นง่ายที่สุด
จากนั้นใช้การแสดงภาพความคิดที่ส่งเข้ามาของทุกคน ถึงเวลาพูดคุยแล้ว!:
อะไรที่เป็นไปด้วยดี
เมื่อพูดถึงสิ่งที่เป็นไปด้วยดี กระตุ้นให้ทุกคนแบ่งปันความสำเร็จและความสำเร็จระหว่างการวิ่งหรือโครงการ แบบฝึกหัดนี้ช่วยสร้างขวัญและกำลังใจและรับรู้ถึงการมีส่วนร่วมของทุกคน
สิ่งที่ไม่ดี
ในทางกลับกัน การพูดคุยในสิ่งที่ไม่ได้ผลนั้นต้องใช้ไหวพริบและการทูตที่มากขึ้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนมีโอกาสแสดงความคิดเห็นโดยไม่มีการตัดสินหรือปกป้อง จำไว้ว่าเป้าหมายคือการหาวิธีแก้ปัญหาและการปรับปรุง ไม่ใช่การตำหนิ
คุณจะปรับปรุงได้อย่างไรในอนาคต
สุดท้าย นำทั้งข้อเสนอแนะเชิงบวกและเชิงสร้างสรรค์ไปสู่อนาคตด้วยการอภิปรายว่าโครงการหรือหัวข้อการสนทนาสามารถปรับปรุงได้อย่างไร นี่ควรเป็นการสนทนาแบบเปิด ซึ่งยินดีต้อนรับและบันทึกแนวคิดทั้งหมดเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุง ตั้งแต่การปรับแต่งขั้นตอนหรือกลยุทธ์เฉพาะ ไปจนถึงการยกเครื่องกระบวนการทั้งหมดใหม่ทั้งหมด
การให้ข้อมูลหรือข้อสังเกตที่เกี่ยวข้องเพื่อเป็นบริบทสำหรับการอภิปรายจะเป็นประโยชน์ ซึ่งอาจรวมถึงเมตริก ความคิดเห็นของลูกค้า ผลลัพธ์ หรือเหตุการณ์สำคัญ
ขั้นตอนที่ 6: ระบุประเด็นสำคัญและข้อมูลเชิงลึกทั่วไป
เมื่อคุณรวบรวมความคิดเห็นของสมาชิกในทีมแต่ละคนแล้ว ก็ถึงเวลาค้นหารูปแบบ ใช้เครื่องมือสรุปภาพใดๆ ก็ตามที่คุณเลือกใช้เพื่อช่วยให้คุณติดตามแนวคิดของทุกคน และกำหนดธีมต่างๆ ความเหมือนกัน หรือประเด็นต่างๆ ที่เกิดขึ้นจากการสนทนา การจดบันทึกรองของแนวโน้มเหล่านี้และข้อมูลเชิงลึกในการอภิปรายสามารถช่วยคุณระบุความท้าทายที่สำคัญที่สุดและโอกาสในการปรับปรุง เมื่อคุณระบุธีมทั่วไปเหล่านี้แล้ว คุณสามารถเริ่มกำหนดรายการการดำเนินการเฉพาะที่แก้ไขสาเหตุของปัญหาเหล่านี้
ขั้นตอนที่ 7: สร้างแผนปฏิบัติการ
ขั้นตอนสุดท้ายและขั้นตอนที่สำคัญที่สุดอย่างหนึ่งในการดำเนินการย้อนหลังอย่างมีประสิทธิภาพคือการจัดทำแผนปฏิบัติการที่จะกล่าวถึงประเด็นและข้อกังวลที่ได้รับการระบุในระหว่างการประชุม สิ่งสำคัญคือต้องทำให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นพ้องต้องกันเกี่ยวกับการดำเนินการที่ต้องทำและเห็นว่าเป็นจริง บรรลุผลได้ และวัดผลได้
แผนปฏิบัติการควรสรุปงาน กำหนดเวลา และความรับผิดชอบเฉพาะสำหรับสมาชิกแต่ละคนในทีม เพื่อให้มั่นใจว่าทุกคนมีความชัดเจนในสิ่งที่ต้องทำและใครรับผิดชอบในแต่ละงาน สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดการตรวจสอบเป็นประจำเพื่อให้แน่ใจว่ามีการปฏิบัติตามแผนปฏิบัติการและเพื่อจัดการกับอุปสรรคหรือความท้าทายที่อาจเกิดขึ้น
ขั้นตอนที่ 8: เอกสารที่กล่าวถึง
ขั้นตอนสุดท้ายของการประชุมย้อนหลังที่มีประสิทธิภาพคือการบันทึกสิ่งที่ได้หารือ สิ่งสำคัญคือต้องมีบันทึกข้อมูลเชิงลึกที่สำคัญและรายการดำเนินการเพื่อให้สามารถอ้างอิงกลับไปได้ในอนาคต
ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการแชร์เอกสารกับทุกคนในทีม และพร้อมใช้งานเป็นรายการอ้างอิงแนวทางการดำเนินการ ตรวจสอบกับสมาชิกในทีมอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้าในรายการการดำเนินการที่ระบุในระหว่างการประชุม และปรับแผนปฏิบัติการตามความจำเป็น
เคล็ดลับเพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการดูย้อนหลัง
- กำหนดสถานที่ที่ปลอดภัย: สิ่งสำคัญคือการกำหนดน้ำเสียงที่เป็นมิตรและเป็นกันเองในช่วงเริ่มต้นของการประชุม เพื่อกระตุ้นให้เกิดการสื่อสารที่เปิดกว้างและแนวทางการทำงานร่วมกัน สร้างสภาพแวดล้อมที่ปลอดภัยและเปิดกว้างซึ่งเพื่อนร่วมทีมสามารถรู้สึกสบายใจในการแสดงความคิดเห็นและความคิดเห็นโดยไม่ต้องกลัวการตัดสินหรือการตอบโต้
- พิจารณาบริบทและช่วงเวลาของการย้อนเวลาของคุณ: เลือกเวลาที่เหมาะสมในการดำเนินการย้อนหลังอย่างรอบคอบ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสิ้นสุดโครงการหรือหลังกำหนดเส้นตาย & เมื่อทีมของคุณไม่ได้อยู่ในช่วงวิกฤติ
- หลีกเลี่ยงไม่ให้เพื่อนร่วมทีมรู้สึกว่าถูกโจมตีเป็นการส่วนตัว: ตั้งเสียงตอบรับว่าความคิดเห็นควรเป็นกลางและไม่ใช่ส่วนตัว และปานกลางเพื่อป้องกันความคิดเห็นส่วนตัวหรือการตำหนิสำหรับความผิดพลาดหรือความพ่ายแพ้
- ทำให้อารมณ์เบิกบานและสร้างวัฒนธรรมที่ส่งเสริมกันเป็นเรื่องสนุก: รวมเครื่องบดน้ำแข็งและกิจกรรมแสนสนุกเพื่อสลายความน่าเบื่อของการประชุม และสร้างวัฒนธรรมการทำงานในเชิงบวกและให้กำลังใจ
- เข้าสู่เซสชันกลุ่มย่อยหากจำนวนผู้เข้าร่วมสูง: การแยกออกเป็นกลุ่มเล็กๆ จะช่วยให้การสนทนามีสมาธิและมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากจำนวนผู้เข้าร่วมสูง
- สำรวจความคิดเห็น เพื่อยอมรับขั้นตอนต่อไป: หลังจากที่ทุกคนมีโอกาสแบ่งปันแล้ว ตรวจสอบให้แน่ใจว่าทุกคนเห็นด้วยกับขั้นตอนถัดไป ทำให้เป็นเอกฉันท์โดยเชิญเพื่อนร่วมทีมเพื่อสำรวจความคิดเห็นของพวกเขา
- อย่ากลัวที่จะกลั่นกรองเวลาและวางแผนคำถามติดตามผล: เพื่อให้เข้าใจถึงข้อจำกัดของเวลาและให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมในย้อนยุค ให้พิจารณาปล่อยให้ความท้าทายที่ซับซ้อนมากขึ้นยังไม่ได้รับการแก้ไข หากพวกเขาต้องการเวลามากขึ้นในการแก้ปัญหา ถามคำถามติดตามผลกับบุคคลที่เกี่ยวข้องหรือกำหนดการประชุมเพื่อระบุหัวข้อเฉพาะนั้นตามกรอบเวลาและเป้าหมายของการย้อนหลัง
- ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสามารถดำเนินการขั้นตอนถัดไปและประเด็นสำคัญได้: ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ระบุขั้นตอนถัดไปและประเด็นสำคัญที่ชัดเจนและดำเนินการได้จากการประชุมเพื่อให้แน่ใจว่ามีความคืบหน้า
- รวมการเสริมแรงเชิงบวกและเฉลิมฉลองความสำเร็จ: ใช้เวลาเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จและความสำเร็จ รับทราบและรับรู้ถึงความพยายามและการมีส่วนร่วมของทีมของคุณ
- ทำให้การทบทวนย้อนหลังเป็นกิจวัตร: รวมการย้อนหลังเป็นส่วนหนึ่งของกิจวัตรของทีม เช่น ทุก 6 สัปดาห์หรือหลังจากโครงการที่เป็นวัฏจักรทั้งหมด การย้อนยุคที่เป็นกิจวัตรสามารถช่วยให้แน่ใจว่าทีมมีการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง และข้อเสนอแนะจะรวมอยู่ในโครงการและงานในอนาคต
ด้วยเคล็ดลับเหล่านี้ คุณสามารถจัดการประชุมย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพ และคิดวิธีแก้ปัญหาที่นำไปใช้ได้จริงซึ่งขับเคลื่อนการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง
วิธีเรียกใช้ Retrospective ใน PowerPoint ด้วย ClassPoint
หากคุณไม่ต้องการเรียนรู้หรือซื้อเครื่องมือใหม่เพียงเพื่อเรียกใช้ย้อนหลัง คุณสามารถเรียกใช้ได้ทันทีใน PowerPoint! และด้วยการเพิ่มของ ClassPoint ซึ่งเป็นเครื่องมือการมีส่วนร่วมของผู้ชม คุณสามารถนำแนวคิดและความคิดเห็นของทีมมาใส่ในสไลด์โชว์ของคุณได้ นี่คือวิธีการ:
- สร้างเด็คของคุณรวมถึงวาระการประชุม คำถามย้อนหลัง และข้อมูลโครงการที่เป็นประโยชน์สำหรับบริบท
- ทำให้สไลด์คำถามย้อนยุคของคุณเป็นแบบโต้ตอบโดย เพิ่มคำถามและแบบสำรวจ ! เรียกใช้คำถามคำตอบสั้น ๆ สำหรับคำถามย้อนหลังแต่ละข้อ เคล็ดลับ: เรียกใช้คำถามทั้งหมดของคุณก่อน และรอเพื่อเปิดเผยข้อมูลที่ส่งโดยทีม
- ทีละคำถาม เปิดเผยคำติชมและความคิดเห็นโดยรวมของทีมของคุณ: อะไรเป็นไปด้วยดี อะไรไม่ได้ และอะไรที่สามารถปรับปรุงได้
- อภิปรายคำตอบที่ได้รับ! แทรกผลลัพธ์เป็นสไลด์เพื่ออธิบาย จากนั้นเปิดสไลด์ไวท์บอร์ดเพื่อจดธีมหลักและข้อมูลเชิงลึกที่แบ่งปัน
- ปิดท้ายด้วยแผนปฏิบัติการ! ใช้สไลด์แผนปฏิบัติการเปล่าหรือกระดานไวท์บอร์ดเปล่า และตัดสินใจเลือกรายการที่สามารถดำเนินการได้ซึ่งสามารถทำได้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและสิ่งที่ไปได้ไม่ดีในงาน/การวางแผน/โครงการในอนาคต รับรองว่าทุกคนยอม! หากจำนวนผู้เข้าร่วมของคุณมีมาก ให้ทำแบบสำรวจเพื่อตัดสินใจ
ด้วย ClassPoint คุณสามารถเปลี่ยนสไลด์ของคุณเป็นทีมที่เกี่ยวข้องกับการประชุมได้อย่างง่ายดาย และด้วยคำถามและแบบสำรวจความคิดเห็นของผู้ชมที่เพิ่มเข้ามาใน PowerPoint คุณจะสามารถลดจำนวนเครื่องมือที่ใช้ในระหว่างการประชุมเพื่อประหยัดเวลาและความพยายาม และลดพื้นที่สำหรับ ปัญหาเทคโนโลยี
ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รวมการวอร์มอัพหรือไอซ์เบรกเกอร์ และปิดท้ายด้วยการเสริมแรงเชิงบวก! อย่าลืมติดตามคำตอบที่ได้รับและสนับสนุนการอภิปราย สิ่งนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าทุกคนมีส่วนร่วมและมีส่วนร่วม แม้แต่คนที่อาจไม่ค่อยออกเสียง
บทสรุป
การมองย้อนหลังเป็นเครื่องมืออันทรงพลังที่สามารถช่วยให้ทีมปรับปรุงประสิทธิภาพ ระบุปัญหา และทำงานร่วมกันเพื่อพัฒนาแนวทางแก้ไข โดยการใช้เวลาในการไตร่ตรองถึงความสำเร็จและความท้าทายที่ผ่านมา ทีมสามารถได้รับข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าที่พวกเขาสามารถใช้เพื่อปรับปรุงกระบวนการ ระบบ และประสิทธิภาพโดยรวม ด้วยเครื่องมือและแนวทางที่เหมาะสม คุณสามารถช่วยให้ทีมของคุณมีประสิทธิภาพมากขึ้น มีประสิทธิผล และประสบความสำเร็จในการบรรลุเป้าหมาย
ที่ ClassPoint เราเชื่อในพลังของการทำงานร่วมกันและการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้พัฒนาแพลตฟอร์มที่ช่วยให้ทีมทำงานย้อนหลังได้อย่างมีประสิทธิภาพและเชื่อมต่อถึงกันได้แม้ในขณะที่ทำงานจากระยะไกล เครื่องมือของเราได้รับการออกแบบมาเพื่อปรับปรุงกระบวนการย้อนหลัง ทำให้ทีมสามารถมุ่งเน้นไปที่สิ่งที่สำคัญจริงๆ ได้ง่ายขึ้น – ปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและบรรลุเป้าหมาย
ลองใช้ ClassPoint ใน PowerPoint วันนี้!