Dari Refleksi kepada Tindakan: Cara Menjalankan Mesyuarat Retrospektif yang Berjaya

Mungkin anda baru untuk menjalankan retrospektif atau mungkin anda fikir retrospektif hanya untuk pengurusan projek yang tangkas, tetapi saya di sini untuk memberitahu anda bahawa retrospektif mudah dijalankan dan sangat membantu merentas semua jabatan, projek dan pasukan yang besar dan kecil .

Di ClassPoint, kami memahami kepentingan retrospektif pecut dan percaya bahawa proses retrospektif yang tersusun dengan baik dan kolaboratif adalah penting untuk memupuk peningkatan berterusan dalam pasukan kami.

Sama ada anda mengetuai permulaan kecil atau mengurus perusahaan besar, retrospektif biasa memberi peluang untuk merenung projek lepas, mengenal pasti bidang untuk penambahbaikan dan memupuk budaya pembelajaran dan pertumbuhan dalam pasukan anda. Mari kita mendalami asas retrospektif, langkah penting tentang cara menjalankan retrospektif dan petua menjalankan sesi yang sangat berkesan yang menghasilkan cerapan yang boleh diambil tindakan dan mendorong perubahan positif.

Apa itu Retrospektif

Retrospektif ialah mesyuarat pasukan yang berlaku pada penghujung projek atau tempoh masa, dengan tujuan menilai prestasi, kejayaan dan kegagalan.

Tujuan & Faedah Menjalankan Retrospektif

Idea di sebalik retrospektif, atau “retro” adalah untuk merenung pengalaman lepas, belajar daripadanya dan menyesuaikan tingkah laku masa hadapan untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti.

Walaupun retrospektif pecut berakar umbi dalam pembangunan produk Agile, ia sangat bermanfaat kepada semua jenis pasukan dalam mana-mana industri. Apabila dilakukan dengan berkesan, retrospektif boleh menjadi alat yang berkuasa untuk meningkatkan dinamik pasukan, komunikasi dan prestasi keseluruhan. Anda boleh menggunakan retrospektif ini untuk merenung apa sahaja: pecut, projek, matlamat syarikat, dsb. & gunakan untuk sesi daftar masuk/daftar keluar, pembinaan pasukan, Energizers dll.

Jenis Retrospektif

Retro boleh mengambil pelbagai bentuk dan mempunyai banyak nama. Sama ada anda menjalankan retrospektif pecut, retrospektif projek atau retrospektif produk, matlamatnya adalah sama: untuk merenung:

• Apa yang berjalan lancar
• Apa yang tidak berjalan lancar
• Bagaimana anda boleh menambah baik pada masa hadapan

Format Retrospektif

Perkara yang menyeronokkan ialah tiga soalan retrospektif utama itu datang dalam pelbagai bentuk yang boleh anda pilih! Semua berkongsi objektif yang sama, tetapi masing-masing mempunyai cara tersendiri untuk membimbing perbualan pasukan anda. Berikut ialah beberapa format retro yang popular:

• Asas: Apa yang berjalan lancar? Apa yang tidak? Apa yang boleh kita perbaiki?
• 4 Ls: Disukai, Dipelajari, Kurang, Dirindui
• Mula, Berhenti, Teruskan
• Satu perkataan retrospektif: Ahli pasukan mencerminkan dan berkongsi maklum balas, pendapat, dan menjawab soalan asas retrospektif menggunakan satu perkataan ringkas & disengajakan.
• Perahu Layar: Apakah angin yang mendorong kita ke hadapan? Apakah sauh yang menghalang kita? Dan apakah batu (halangan) yang mungkin kita hadapi sepanjang perjalanan?
• FLAT: Hala Tuju Masa Depan, Pengajaran yang Diperoleh, Pencapaian, Terima Kasih
• Mawar, Tunas, Duri
• Gembira, Sedih, Gila
• Lampu isyarat
• senarai itu diteruskan!

Langkah-langkah Cara Menjalankan Retrospektif

Langkah 1: Sediakan Alat Retrospektif anda

Langkah pertama untuk menjalankan mesyuarat retrospektif yang berkesan ialah menyediakan alatan anda untuk menjejaki pendapat pasukan dan pandangan perbincangan. Anda mungkin mendapati ia paling berguna untuk membuat ringkasan visual untuk membantu anda & peserta memetakan idea, melihat cara cerapan berbeza berkait antara satu sama lain dan menyerlahkan kawasan yang anda boleh mengambil tindakan segera.

Terdapat pelbagai alat yang boleh anda gunakan untuk memudahkan retrospektif, dan anda mungkin boleh menggunakan alatan yang anda sudah ada! Seperti:

1. PowerPoint:

Untuk mesyuarat yang disediakan dengan baik dan interaktif, anda hanya boleh menggunakan PowerPoint untuk menjalankan retrospektif, alat yang anda sudah ada & ketahui. Selain itu, dengan menggunakan alat tambah interaktif khalayak, anda boleh membenamkan tinjauan pendapat dan soalan yang boleh dijawab oleh pasukan anda. Ini boleh menjadi cara yang baik untuk menarik minat orang ramai, sumber idea orang ramai dan mengumpul maklum balas masa nyata serta membentangkan data tersebut untuk perbincangan.

2. Papan Putih Fizikal & nota melekit:

Jika mesyuarat anda adalah 100% secara peribadi, anda boleh mempertimbangkan untuk menggunakan papan putih fizikal atau carta selak untuk menangkap idea dan maklum balas. Nota melekit boleh menjadi alat yang berguna untuk penyertaan kumpulan & menyusun pemikiran dan idea, membolehkan peserta mengalihkannya dan mengumpulkannya mengikut tema. Satu-satunya kelemahan ialah mendokumentasikan maklum balas pasukan secara manual selepas itu.

3. Papan putih digital:

Atau, mungkin anda ingin mempertimbangkan alatan papan putih digital seperti Microsoft Whiteboard atau Miro, yang membolehkan peserta bekerjasama dalam masa nyata. Anda juga boleh menggunakan templat dalam talian yang direka khusus untuk retrospektif, yang menyediakan format berstruktur dan memudahkan untuk menangkap dan mengatur maklum balas.

Langkah 2: Tetapkan Masa & Agenda

Selepas membuat keputusan untuk mengadakan mesyuarat retrospektif, langkah seterusnya ialah menetapkan masa dan agenda. Mula-mula pilih masa yang berguna & sesuai untuk menjalankan retro reflektif, kemudian pilih masa apabila semua orang dalam pasukan boleh hadir dan mengambil bahagian secara aktif. Apabila masa telah ditetapkan, adalah penting untuk mencipta agenda yang jelas dan padat.

Agenda hendaklah merangkumi pengenalan ringkas kepada mesyuarat retrospektif, matlamat dan objektif utama mesyuarat, masa yang diperuntukkan untuk setiap topik, dan siapa yang akan mengetuai setiap perbincangan. Ini juga harus termasuk format retro atau soalan yang ingin anda atasi.

Ini harus dikongsi dengan semua ahli pasukan terlebih dahulu, supaya semua orang tahu apa yang diharapkan semasa mesyuarat. Agenda yang dirancang dengan baik menetapkan asas untuk retrospektif yang produktif & berfokus.

Langkah 3: Wujudkan Peraturan & Jangkaan Dasar

Sebelum menyelami mesyuarat retrospektif, adalah penting untuk mewujudkan peraturan asas dan jangkaan untuk semua orang yang terlibat. Ini membantu memastikan mesyuarat itu kekal fokus, produktif dan penuh hormat. Anda menetapkan matlamat anda & mengikuti garis panduan, tetapi berikut adalah beberapa yang boleh anda pertimbangkan:

1. Galakkan komunikasi terbuka & hormat-menghormati : Pupuk persekitaran hormat-menghormati di mana setiap orang mempunyai peluang untuk meluahkan fikiran mereka tanpa gangguan. Galakkan ahli pasukan untuk berkongsi pemikiran yang jujur, mendengar secara aktif, dan mempunyai sikap berfikiran terbuka.
2. Pastikan ia relevan : Untuk menjadikan mesyuarat itu cekap dan berkesan, pastikan perbualan kekal tertumpu pada matlamat dan objektif retrospektif. Wujudkan skop perbincangan dengan jelas dan elakkan daripada mendalami isu yang tidak berkaitan atau peristiwa lampau.
3. Pastikan objektif, bukan peribadi : Ingatkan peserta bahawa retrospektif tertumpu pada menilai aliran kerja, situasi dan sistem, bukannya tindakan individu. Tekankan kepentingan memisahkan perasaan peribadi daripada perbincangan.
4. Terima maklum balas sebagai alat yang positif : Setiap orang yang terlibat harus terbuka untuk menerima maklum balas, kerana ini adalah bahagian penting dalam retrospektif. Galakkan pendekatan yang berpandangan ke hadapan, untuk mengambil maklum balas yang membina secara positif, dan pertimbangkan untuk melaksanakan perubahan yang boleh memberi manfaat kepada pasukan pada masa hadapan.

Langkah 4: Mulakan dengan melibatkan semua orang secara aktif & terlibat

Untuk membolehkan semua orang menghidupkan dan bersedia untuk mengambil bahagian, mulakan mesyuarat dengan melibatkan semua orang pada permulaan. Ini amat penting apabila anda mempunyai ahli pasukan jauh yang mungkin kurang terlibat kerana jarak. Jadi, bagaimana anda memastikan semua orang hadir dan terlibat sejak awal lagi?

Mulakan dengan aktiviti interaktif pemanasan badan atau pemecah ais yang akan memaksa semua orang untuk menyumbang secara aktif pada mesyuarat.

Ini boleh menjadi permainan pemecah ais yang menyeronokkan seperti yang anda lebih suka soalan seperti “Adakah anda lebih suka tidak menggunakan media sosial lagi atau tidak menonton filem atau rancangan TV lain?” atau pertandingan jenaka yang buruk yang meminta semua orang menyerahkan jenaka mereka yang paling menarik dan mengundi yang paling teruk (terbaik).

Atau ia boleh menjadi lebih hangat kepada retro untuk membuat semua orang bersedia dan selesa untuk berkongsi seperti menjalankan tinjauan pendapat meminta semua orang menilai bagaimana bulan/projek/agenda telah berjalan atau menerangkan pengalaman mereka dalam satu perkataan menggunakan awan perkataan. Salah satu atau kedua-duanya adalah cara terbaik untuk menyediakan semua orang untuk refleksi pasukan terbuka & aktif.

Langkah 5: Semasa mesyuarat: Jalankan perkara yang berjalan lancar, perkara yang tidak berjaya dan cara anda boleh menambah baik

Sekarang anda telah menetapkan peringkat dan menyediakan pasukan, tiba masanya untuk menyelami daging retrospektif dan berlari, baik, retrospektif!

Mula-mula, jemput semua orang untuk berkongsi maklum balas mereka secara terbuka dengan menjawab soalan retro anda dan memaparkannya secara visual. Adalah lebih baik jika semua orang boleh menyumbang pendapat mereka sendiri sebelum lantai dibuka untuk perbincangan. Menggunakan papan putih kolaboratif atau pengumpul respons khalayak seperti ClassPoint adalah paling mudah.

Kemudian menggunakan paparan visual idea yang diserahkan oleh semua orang, sudah tiba masanya untuk membincangkannya!:

Apa yang berjalan lancar

Apabila membincangkan perkara yang berjalan lancar, galakkan semua orang berkongsi kejayaan dan pencapaian mereka semasa pecut atau projek. Latihan ini membantu meningkatkan semangat dan mengiktiraf sumbangan semua orang.

Apa yang tidak berjalan lancar

Sebaliknya, membincangkan perkara yang tidak berkesan memerlukan lebih banyak kebijaksanaan dan diplomasi. Pastikan semua orang mempunyai peluang untuk menyatakan fikiran mereka tanpa sebarang pertimbangan atau pertahanan. Ingat bahawa matlamatnya adalah untuk menghasilkan penyelesaian dan penambahbaikan, bukan untuk menyalahkan.

Bagaimana anda boleh menambah baik pada masa hadapan.

Akhir sekali, kemudi kedua-dua maklum balas positif dan membina ke masa hadapan dengan membincangkan bagaimana projek atau topik perbincangan boleh diperbaiki. Ini harus menjadi perbualan terbuka, di mana semua idea tentang cara menambah baik dialu-alukan dan direkodkan. Ini boleh terdiri daripada mengubah langkah atau strategi tertentu kepada baik pulih lengkap keseluruhan proses.

Ia boleh membantu untuk memberikan sebarang data atau pemerhatian yang berkaitan sebagai konteks untuk perbincangan. Ini boleh termasuk metrik, maklum balas pelanggan, hasil atau peristiwa penting.

Langkah 6: Kenal pasti tema & cerapan biasa

Sebaik sahaja anda telah mengumpulkan input setiap ahli pasukan, tiba masanya untuk mencari corak. Gunakan mana-mana alat ringkasan visual yang anda pilih untuk membantu anda menjejaki idea semua orang dan memetakan pelbagai tema, persamaan atau isu yang timbul daripada perbincangan. Mengambil nota sekunder tentang aliran dan cerapan perbincangan ini boleh membantu anda mengenal pasti cabaran dan peluang yang paling penting untuk penambahbaikan. Setelah anda mengenal pasti tema biasa ini, anda boleh mula merumuskan item tindakan khusus yang menangani punca isu ini.

Langkah 7: Buat pelan tindakan

Langkah terakhir dan salah satu yang paling penting dalam menjalankan retrospektif yang berkesan ialah mewujudkan pelan tindakan yang akan menangani isu dan kebimbangan yang telah dikenal pasti semasa mesyuarat. Adalah penting untuk memastikan bahawa semua orang telah bersetuju dengan tindakan yang perlu diambil dan bahawa tindakan tersebut adalah realistik, boleh dicapai dan boleh diukur.

Pelan tindakan harus menggariskan tugas, tarikh akhir, dan tanggungjawab khusus untuk setiap ahli pasukan. Ini akan memastikan semua orang jelas tentang apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggungjawab untuk setiap tugas. Ia juga penting untuk menetapkan daftar masuk biasa untuk memastikan bahawa pelan tindakan dipatuhi dan untuk menangani sebarang halangan atau cabaran yang mungkin timbul.

Langkah 8: Dokumentasikan perkara yang dibincangkan

Langkah terakhir mesyuarat retrospektif yang berkesan ialah mendokumentasikan perkara yang dibincangkan. Adalah penting untuk mempunyai rekod cerapan utama dan item tindakan supaya ia boleh dirujuk semula pada masa hadapan.

Pastikan dokumentasi dikongsi dengan semua orang dalam pasukan dan ia tersedia sebagai item tindakan panduan rujukan. Daftar masuk dengan ahli pasukan dengan kerap untuk memastikan kemajuan dibuat pada item tindakan yang dikenal pasti semasa mesyuarat, dan laraskan pelan tindakan mengikut keperluan.

Petua untuk Memanfaatkan Retrospektif

• Tetapkan tempat yang selamat: Adalah penting untuk menetapkan nada mesra & inklusif pada permulaan mesyuarat untuk menggalakkan komunikasi terbuka dan pendekatan kolaboratif. Wujudkan persekitaran yang selamat dan terbuka di mana rakan sepasukan boleh berasa selesa menyatakan fikiran dan pendapat mereka tanpa rasa takut akan penghakiman atau pembalasan.
• Pertimbangkan konteks & masa retrospektif anda: Berhati-hati memilih masa yang sesuai untuk menjalankan retrospektif, sebaik-baiknya pada penghujung projek atau selepas tarikh akhir & apabila pasukan anda tidak berada pada masa yang sukar.
• Elakkan rakan sepasukan daripada berasa diserang secara peribadi: Tetapkan nada bahawa maklum balas harus objektif dan bukan peribadi dan sederhana untuk mengelakkan komen subjektif secara peribadi atau menyalahkan kesilapan atau kemunduran.
• Jadikan ia menyeronokkan untuk meringankan mood & cipta budaya yang menggalakkan: Gabungkan aktiviti pemecah ais yang menyeronokkan untuk memecahkan kebosanan mesyuarat dan mewujudkan budaya kerja yang positif dan menggalakkan.
• Pergi ke sesi pecahan jika bilangan peserta anda tinggi: Berpecah kepada kumpulan yang lebih kecil boleh membantu memudahkan perbincangan yang lebih fokus dan produktif, terutamanya jika bilangan peserta anda tinggi.
• Tinjauan pendapat untuk bersetuju dengan langkah seterusnya: Selepas semua orang mempunyai peluang terbuka untuk berkongsi, pastikan semua orang bersetuju dengan langkah seterusnya. Jadikan kata sepakat dengan menjemput rakan sepasukan untuk meninjau pendapat mereka.
• Jangan takut untuk menyederhanakan masa dan merancang soalan susulan: Untuk mengambil kira kekangan masa dan memastikan semua orang terlibat semasa retro, pertimbangkan untuk membiarkan cabaran yang lebih kompleks tidak dapat diselesaikan jika mereka memerlukan lebih banyak masa untuk diselesaikan. Tanya soalan susulan kepada individu yang terlibat atau jadualkan mesyuarat untuk menangani topik khusus itu untuk menghormati jangka masa & matlamat retrospektif.
• Pastikan langkah & ambil alih seterusnya boleh diambil tindakan: Pastikan anda mengenal pasti langkah seterusnya dan ambil balik yang jelas dan boleh diambil tindakan daripada mesyuarat untuk memastikan kemajuan dicapai.
• Sertakan peneguhan positif & raikan pencapaian: Luangkan masa untuk meraikan kejayaan dan pencapaian, serta mengiktiraf serta mengiktiraf usaha dan sumbangan pasukan anda.
• Jadikan retrospektif sebagai rutin: Sertakan retrospektif sebagai sebahagian daripada rutin pasukan anda seperti setiap 6 minggu atau selepas semua projek kitaran. Retro rutin boleh membantu memastikan bahawa pasukan terus bertambah baik dan maklum balas dimasukkan ke dalam projek dan kerja masa hadapan.

Dengan petua ini, anda boleh menjalankan mesyuarat retrospektif dengan berkesan dan menghasilkan penyelesaian yang boleh diambil tindakan yang mendorong peningkatan berterusan.

Cara Menjalankan Retrospektif dalam PowerPoint dengan ClassPoint

Jika anda tidak mahu belajar atau membeli alat baharu hanya untuk menjalankan retrospektif, anda boleh menjalankannya terus dalam PowerPoint! Dan dengan penambahan ClassPoint, alat penglibatan khalayak , anda boleh membawa idea dan pendapat pasukan anda ke dalam tayangan slaid anda. Ini caranya:

1. Cipta dek anda termasuk agenda anda, soalan retro anda dan sebarang maklumat projek yang berguna untuk konteks
2. Jadikan slaid soalan retro anda interaktif dengan menambah soalan dan tinjauan pendapat ! Jalankan soalan jawapan pendek untuk setiap soalan retrospektif. Petua: jalankan semua soalan anda dahulu, dan tunggu untuk mendedahkan penyerahan pasukan.
3. Satu soalan pada satu masa, dedahkan maklum balas & pendapat kolektif pasukan anda: perkara yang berjalan lancar, perkara yang tidak berjaya dan perkara yang boleh diperbaiki.
4. Bincangkan jawapan yang diberikan! Sisipkan hasil sebagai slaid untuk memberi anotasi padanya, kemudian buka slaid papan putih untuk menulis tema utama & cerapan dikongsi.
5. Akhiri dengan pelan tindakan! Gunakan slaid Pelan Tindakan kosong atau papan putih kosong dan tentukan item boleh tindakan yang boleh dilakukan untuk meningkatkan prestasi dan perkara yang tidak berjaya dalam tugasan/perancangan/projek masa hadapan. Pastikan semua orang bersetuju! Jika bilangan peserta anda banyak, jalankan tinjauan pendapat untuk membuat keputusan.

Dengan ClassPoint adalah mudah untuk menjadikan slaid anda sebagai mesyuarat yang melibatkan pasukan, dan dengan soalan & tinjauan pendapat khalayak serta alatan papan putih ditambahkan ke dalam PowerPoint, anda boleh meminimumkan jumlah alatan yang digunakan semasa mesyuarat untuk menjimatkan masa & usaha serta mengurangkan ruang untuk isu teknologi.

Pastikan anda memasukkan pemanas badan atau pemecah ais, dan akhiri dengan peneguhan positif! Juga pastikan untuk membuat susulan pada jawapan yang diberikan dan menggalakkan perbincangan. Ini akan membantu memastikan semua orang terlibat dan terlibat, walaupun mereka yang mungkin kurang bersuara.

Kesimpulan

Retrospektif ialah alat berkuasa yang boleh membantu pasukan meningkatkan prestasi mereka, mengenal pasti masalah dan bekerja secara kolaboratif untuk membangunkan penyelesaian. Dengan meluangkan masa untuk merenung kejayaan dan cabaran masa lalu, pasukan boleh memperoleh cerapan berharga yang boleh mereka gunakan untuk meningkatkan proses, sistem dan prestasi keseluruhan mereka. Dengan alatan dan pendekatan yang betul, anda boleh membantu pasukan anda menjadi lebih cekap, produktif dan berjaya dalam mencapai matlamat mereka.

Di ClassPoint, kami percaya pada kuasa kerjasama dan peningkatan berterusan. Itulah sebabnya kami telah membangunkan platform yang membantu pasukan menjalankan retrospektif yang berkesan dan kekal berhubung, walaupun semasa bekerja dari jauh. Alat kami direka bentuk untuk menyelaraskan proses retrospektif, menjadikannya lebih mudah untuk pasukan memberi tumpuan kepada perkara yang benar-benar penting – meningkatkan prestasi mereka dan mencapai matlamat mereka.

Cuba ClassPoint dalam PowerPoint hari ini!