レトロスペクティブを実施するのは初めてかもしれないし、レトロスペクティブはアジャイル・プロジェクトマネジメントだけのものだと思っていたかもしれないが、レトロスペクティブは簡単に実施でき、部署、プロジェクト、チームの大小を問わず非常に役立つものだということをお伝えしたい。
クラスポイントでは、スプリントレトロスペクティブの重要性を理解しており、チーム内で継続的な改善を促進するためには、十分に構造化された協力的なレトロスペクティブプロセスが不可欠であると考えています。
小規模な新興企業を率いるにせよ、大企業を管理するにせよ、定期的な振り返りは、過去のプロジェクトを振り返り、改善点を特定し、チーム内に学習と成長の文化を育む機会となる。 ここでは、レトロスペクティブの基本、レトロスペクティブを実施するための主な手順、実行可能な洞察を得て前向きな変化を促す、非常に効果的なセッションを実施するためのヒントについて説明します。
レトロスペクティブとは
レトロスペクティブとは、プロジェクトや一定期間の終了時に行われるチームミーティングのことで、パフォーマンス、成功、失敗を評価することを目的としている。
レトロスペクティブを実施する目的とメリット
レトロスペクティブ、つまり「レトロ」の背後にある考え方は、過去の経験を振り返り、そこから学び、効率性、有効性、生産性を高めるために今後の行動を調整することである。
スプリント・レトロスペクティブはアジャイル製品開発に根ざしているが、あらゆる業界のあらゆるタイプのチームにとって非常に有益である。 レトロスペクティブを効果的に行えば、チームのダイナミクス、コミュニケーション、そして全体的なパフォーマンスを向上させる強力なツールとなる。 これらの振り返りは、スプリント、プロジェクト、会社の目標など、あらゆることを振り返るために使うことができる。 チェックイン・チェックアウトセッション、チームビルディング、エナジャイザーなどにご利用ください。
レトロスペクティブの種類
レトロにはいろいろな形があり、いろいろな名前がある。 スプリントレトロスペクティブ、プロジェクトレトロスペクティブ、プロダクトレトロスペクティブのいずれを実施するにしても、ゴールは同じです：
- うまくいったこと
- うまくいかなかったこと
- 今後の改善策
レトロスペクティブ・フォーマット
面白いのは、この3つの主要な回顧的質問には、実にさまざまな形式があり、その中から選ぶことができることだ！ いずれも目的は同じだが、チームの会話を導く独自の方法がある。 人気のあるレトロなフォーマットをいくつか紹介しよう：
- 基本：うまくいったことは？ 何がダメだったのか？ 何を改善できるか？
- 4つのL：Liked（好き）、Learned（学んだ）、Lacked（欠けている）、Longed For（憧れ
- スタート、ストップ、コンティニュー
- 一言で振り返る：チームメンバーは、フィードバックや意見を共有し、簡潔で意図的な一言を用いて、基本的な振り返りの質問に答えます。
- ヨット私たちを前進させる風とは？ 私たちを阻むアンカーとは何か？ そして、その途中でどんな岩（障害物）に遭遇するのだろうか？
- フラット今後の方向性、教訓、成果、感謝の言葉
- バラ、つぼみ、とげ
- 喜び、悲しみ、狂気
- 信号機
- リストはまだまだ続く！
レトロスペクティブの実施手順
ステップ1：レトロスペクティブ・ツールの準備
効果的なレトロスペクティブミーティングを運営するための最初のステップは、チームの意見や議論の洞察を記録するためのツールを準備することです。 あなたや参加者がアイデアをまとめたり、さまざまな洞察が互いにどのように関連しているかを確認したり、すぐに行動を起こせる領域を強調したりするのに役立つ、視覚的な要約を作成することが最も役立つと思われるかもしれません。
レトロスペクティブを促進するために使用できるツールはいろいろあるが、すでに持っているツールで何とかできるだろう！ などなど：
1.パワーポイント
十分に準備されたインタラクティブな会議であれば、パワーポイントを使って振り返りを行うだけでよい。 さらに、オーディエンス・インタラクティブ・アドインを使用すれば、投票や質問を埋め込むことができ、チームはそれに答えることができます。 これは、人々を参加させ、アイデアをクラウドソースし、リアルタイムのフィードバックを収集し、そのデータをディスカッションのために提示する素晴らしい方法となる。
2.物理的なホワイトボードと付箋：
会議が100％個人で行われるのであれば、物理的なホワイトボードやフリップチャートを使ってアイデアやフィードバックを記録することも考えられる。 付箋は、グループ参加や考えやアイデアの整理に便利なツールで、参加者が付箋を移動させたり、テーマごとにまとめたりすることができる。 唯一の欠点は、終了後にチームのフィードバックを手作業で文書化することだ。
3.デジタルホワイトボード：
あるいは、Microsoft WhiteboardやMiroのような、参加者がリアルタイムで共同作業を行えるデジタルホワイトボードツールを検討したいかもしれない。 また、レトロスペクティブ用に特別にデザインされたオンラインのテンプレートを使用することもできます。このテンプレートは、構造化されたフォーマットを提供し、フィードバックの収集と整理を容易にします。
ステップ2：時間とアジェンダの設定
回顧会議の開催を決めたら、次のステップは時間と議題の設定である。 まず、リフレクティブ・レトロを実施するのに有益で適切な時間を選び、次にチームの全員が参加し、積極的に参加できる時間を選ぶ。 時間を決めたら、明確で簡潔なアジェンダを作成することが重要だ。
議題には、回顧的会合の簡単な紹介、会合の主な目標と目的、各テーマに割り当てられた時間、各議論をリードする人物を含めるべきである。 その際、どのレトロフォーマットや質問に対応してほしいかも含めてください。
事前にチームメンバー全員と共有し、ミーティング中に何をすべきかを全員が把握しておく。 綿密に計画されたアジェンダは、生産的で集中的なレトロスペクティブの土台となる。
ステップ3：基本ルールと期待の確立
振り返りミーティングに入る前に、関係者全員の基本ルールと期待事項を確立することが重要である。 これは、会議が集中し、生産的で、敬意を払ったものになるようにするのに役立つ。 目標を設定し、ガイドラインに従う：
- オープンで敬意あるコミュニケーションを奨励する：誰もが自分の考えを中断されることなく表現できるような、敬意に満ちた環境を育む。 チームメンバーには、率直な考えを共有し、積極的に耳を傾け、オープンマインドな姿勢を持つよう奨励する。
- 関連性を保つ：会議を効率的かつ効果的なものにするために、レトロスペクティブのゴールと目的に焦点を当てた会話を心がける。 議論の範囲を明確に定め、関係のない問題や過去の出来事に立ち入らないようにする。
- 個人的な意見ではなく、客観的な意見を述べる：回顧は、個人の行動ではなく、ワークフロー、状況、システムの評価が中心であることを参加者に思い出させる。 議論から個人的な感情を切り離すことの重要性を強調する。
- フィードバックを肯定的なツールとして受け入れる：振り返りにはフィードバックが不可欠であるため、関係者全員がフィードバックを受けることを受け入れるべきである。 前向きなアプローチを奨励し、建設的なフィードバックを前向きに受け止め、将来的にチームのためになるような変更を実施することを検討する。
ステップ4：全員を積極的に参加させることから始める
全員をその気にさせ、参加させる準備をさせるために、会議の冒頭で全員を参加させることから始めましょう。 これは、遠隔地のチームメンバーがいる場合、特に重要である。 では、どのようにすれば全員が最初から参加し、確実に関与することができるのだろうか？
ウォーミングアップとして、全員が積極的に会議に参加できるようなインタラクティブなアクティビティやアイスブレイクから始める。
ソーシャル・メディアを二度と利用したくないか、映画やテレビ番組を二度と見たくないか」というようなWould you rather（どちらかといえば利用したくない）質問や、全員が最もくだらないジョークを投稿し、最悪（最高）のジョークに投票するバッド・ジョーク・コンテストなど、楽しいアイスブレイク・ゲームになるかもしれない。
あるいは、その月／プロジェクト／アジェンダがどのように進行してきたか、あるいはワードクラウドを使って自分の経験を一言で表現するよう、投票を行うなど、全員が共有する準備を整え、心地よく過ごせるよう、レトロにウォーミングアップをすることもできる。 どちらか一方でも、あるいは両方でも、オープンかつアクティブにチームを振り返る準備を全員にさせる素晴らしい方法だ。
ステップ5：ミーティング中うまくいったこと、いかなかったこと、改善策を確認する。
さて、舞台を整え、チームを準備したところで、いよいよレトロスペクティブの本題に入り、レトロスペクティブを実行するときが来た！
まず、レトロな質問に答え、それを視覚的に表示することで、全員にオープンにフィードバックを共有するよう呼びかける。 討論に入る前に、全員が自分の意見を述べるのがベストだ。 ClassPointのようなコラボレーティブ・ホワイトボードやオーディエンス・レスポンス・コレクターを使うのが最も簡単です。
その後、全員が提出したアイデアをビジュアルに表示し、ディスカッションを行う：
うまくいったこと
何がうまくいったかを話し合うときは、スプリントやプロジェクトでの成功や成果を共有するよう全員に勧める。 この運動は士気を高め、全員の貢献を認めるのに役立つ。
うまくいかなかったこと
一方、うまくいかなかったことについて話し合うには、より機転と外交術が必要だ。 批判や防御をすることなく、全員が自分の考えを述べる機会を持てるようにする。 ゴールは解決策や改善策を考えることであり、非難することではないことを忘れてはならない。
今後どのように改善していくか。
最後に、プロジェクトやトピックをどのように改善できるか話し合うことで、肯定的・建設的なフィードバックの両方を未来へと導く。 これはオープンな会話であるべきで、改善策に関するあらゆるアイデアが歓迎され、記録されるべきである。 これは、特定のステップや戦略を微調整するものから、プロセス全体を全面的に見直すものまで様々である。
ディスカッションの文脈として、関連するデータや観察結果を提供することは有益である。 これには、測定基準、顧客からのフィードバック、結果、注目すべき出来事などが含まれる。
ステップ6：共通のテーマと洞察を特定する
各メンバーの意見を集めたら、次はパターンを探す番だ。 どの視覚的要約ツールを選んでも、全員のアイデアを記録し、ディスカッションから浮かび上がったさまざまなテーマ、共通点、問題点をマップ化するのに役立ちます。 こうした傾向やディスカッションの洞察について二次的なメモを取ることで、最も重要な課題と改善の機会を特定することができる。 これらの共通テーマを特定したら、問題の根本原因に対処する具体的なアクション・アイテムの策定に取りかかることができる。
ステップ7：行動計画の作成
効果的なレトロスペクティブを実施するための最後のステップであり、最も重要なステップのひとつは、ミーティング中に特定された問題や懸念事項に対処するためのアクションプランを作成することである。 取るべき行動について全員が合意し、それが現実的で達成可能かつ測定可能であることを確認することが重要である。
行動計画には、チームの各メンバーの具体的なタスク、期限、責任の概要を記す。 こうすることで、全員が何をすべきか、各タスクの責任者を明確にすることができる。 また、行動計画が確実に実行されていることを確認し、発生しうる障害や課題に対処するために、定期的なチェックインを設定することも重要である。
ステップ8：話し合った内容を文書化する
効果的な回顧会議の最後のステップは、議論された内容を文書化することである。 重要な洞察と行動項目を記録し、将来参照できるようにすることが重要である。
文書がチームの全員に共有され、行動項目を導く参考資料として利用できることを確認する。 ミーティング中に特定されたアクションアイテムの進捗状況をチームメンバーに定期的に確認し、必要に応じてアクションプランを調整する。
レトロスペクティブを最大限に活用するためのヒント
- 安全な場を設定する：オープンなコミュニケーションと協力的なアプローチを奨励するために、会議の開始時に歓迎と包容のトーンを設定することが重要です。 判断や報復を恐れることなく、チームメイトが安心して自分の考えや意見を述べることができる、安全でオープンな環境を確立する。
- レトロスペクティブのコンテキストとタイミングを考慮する：レトロスペクティブを実施する適切なタイミングを慎重に選びましょう。理想的には、プロジェクトの終了時、または締め切りの後、チームが慌ただしくないタイミングです。
- チームメイトが個人的に攻撃されていると感じないようにする：フィードバックは個人的なものではなく、客観的なものであるべきだというトーンを設定し、個人的な主観的なコメントや、ミスや挫折に対する非難を避けるために節度を守る。
- 楽しい雰囲気にし、励まし合える社風を作りましょう：楽しいアイスブレイクやアクティビティを取り入れて、会議の単調さを解消し、前向きで勇気づけられる職場文化を作りましょう。
- 出席者数が多い場合は、分科会に入る：特に出席者数が多い場合は、少人数のグループに分けることで、より集中した生産的なディスカッションを行うことができます。
- 意見を投票し、次のステップに合意する：全員が共有する機会を得た後、次のステップについて全員が合意していることを確認する。 チームメイトに意見を募り、コンセンサスを得る。
- 時間を調節し、フォローアップの質問を計画することを恐れないでください：時間の制約に配慮し、全員がレトロに参加できるようにするため、解決に時間がかかる複雑な課題については、未解決のままにしておくことを検討する。 回顧の時間枠と目標を尊重するため、関係者にフォローアップの質問をするか、特定のトピックを取り上げる会議を予定する。
- 次のステップと収穫が実行可能であることを確認する：会議から明確で実行可能な次のステップと収穫を確認し、進捗を確実にする。
- 積極的な補強を行い、成果を祝う：成功や成果を祝う時間を取り、チームの努力や貢献を認め、評価する。
- レトロスペクティブを日課にする：レトロスペクティブを、6週間ごとや周期的なプロジェクト終了後など、チームのルーティンの一部に組み込む。 定期的なレトロスペクティブは、チームが継続的に改善され、フィードバックが将来のプロジェクトや仕事に反映されることを保証するのに役立つ。
これらのヒントを活用すれば、効果的に振り返りミーティングを実施し、継続的な改善を促す実行可能な解決策を打ち出すことができる。
ClassPointを使ってPowerPointでレトロスペクティブを実施する方法
レトロスペクティブを実行するためだけに新しいツールを学んだり購入したりしたくない場合は、PowerPointですぐに実行できる！ また、視聴者参加型ツールであるClassPointを追加すれば、チームのアイデアや意見をスライドショーに反映させることができます。その方法をご紹介します：
- アジェンダ、レトロな質問、参考になるプロジェクト情報などを盛り込んだデッキを作成します。
- 質問や投票を追加して、レトロな質問スライドをインタラクティブなものにしましょう！レトロクエスチョンにショートアンサーの質問を追加しましょう。 ヒント：まずすべての質問を実行し、チーム提出問題の公開を待つ。
- 一問ずつ、何がうまくいき、何がうまくいかず、何を改善すればいいのか、チームの意見をまとめて明らかにする。
- 与えられた答えについて議論してください！ 結果をスライドに挿入して注釈を付け、ホワイトボードのスライドを開いて主なテーマと共有された洞察を書き留める。
- 最後は行動計画で締めくくる！ 空のアクションプラン・スライドか白紙のホワイトボードを使い、パフォーマンスを向上させるために実行可能な項目と、今後のタスク／計画／プロジェクトでうまくいかなかったことを決める。 全員が同意していることを確認する！ 参加者数が多い場合は、投票を実施して決定する。
また、聴衆からの質問と投票、ホワイトボードツールをPowerPointに追加することで、会議中に使用するツールを最小限に抑え、時間と労力を節約し、技術的な問題が発生する余地を減らすことができます。
ウォームアップやアイスブレイクを必ず取り入れ、最後は肯定的な言葉で締めくくる！ また、与えられた答えをフォローアップし、ディスカッションを促すようにする。 そうすることで、声の小さい人も含め、全員が参加し、関与することができる。
結論
レトロスペクティブは、チームのパフォーマンスを向上させ、問題を特定し、解決策を共同で開発するのに役立つ強力なツールである。 過去の成功や課題を振り返る時間を取ることで、チームは貴重な洞察を得ることができ、それをプロセスやシステム、全体的なパフォーマンスの改善に役立てることができる。 適切なツールとアプローチで、チームの効率性、生産性、目標達成率を高めることができる。
クラスポイントでは、コラボレーションと継続的改善の力を信じています。 そのため私たちは、チームが効果的なレトロスペクティブを実施し、リモートワークであってもつながりを維持できるようなプラットフォームを開発しました。 当社のツールは、レトロスペクティブ・プロセスを合理化し、チームが本当に重要なこと、つまりパフォーマンスの向上と目標の達成に集中しやすくなるように設計されています。
今すぐPowerPointのClassPointをお試しください！