Baru-baru ini saya menemukan beberapa artikel di Forbes tentang keterlibatan karyawan dan menemukan beberapa wawasan yang menarik. Dikatakan bahwa “keterlibatan karyawan adalah komitmen emosional yang dimiliki karyawan terhadap organisasi dan tujuannya*.” Dan beberapa indikator keterlibatan termasuk keyakinan bahwa para manajer memiliki kepentingan terbaik bagi staf mereka, dan bahwa suara karyawan didengar dan dihargai.
Bagaimana kami kemudian menanamkan keyakinan tersebut kepada para staf dan menciptakan sebuah platform di mana pendapat dan kontribusi mereka dihargai pada pertemuan staf akhir tahun? Kabar baiknya adalah, sangat mungkin untuk mencapai tujuan ini melalui beberapa strategi yang diaktifkan oleh ClassPoint dan menghindari situasi seperti di bawah ini:
Dalam blog ini, kami akan mengeksplorasi cara-cara bagi Anda sebagai penyaji rapat atau pemimpin sekolah, untuk meningkatkan keterlibatan staf pada tiga fase utama dalam rapat; awal, selama dan akhir. Kegiatan yang kami bagikan di blog ini dapat membantu menumbuhkan budaya kepedulian dan memberikan wawasan yang berharga tentang staf sehingga pemateri atau pimpinan sekolah seperti Anda, berada dalam posisi yang lebih baik untuk memberikan dukungan dan bantuan yang tepat.
Memulai Pertemuan Anda
Setelah istirahat panjang dari pekerjaan dan sekolah, staf mungkin memerlukan sedikit pemanasan satu sama lain di awal untuk membantu mereka merasa lebih nyaman dalam menyumbangkan ide dan pendapat saat rapat berlangsung. Tentunya, kesenangan dan tawa yang baik baik untuk jiwa!
Pemecah kebekuan
Meminta staf untuk mengunggah foto bayi mereka menggunakan fungsi unggah gambar ClassPoint sebagai pemecah kebekuan adalah aktivitas ringan dan pembuka percakapan yang menyenangkan, terutama jika ada cerita menarik di balik foto-foto tersebut. Tingkatkan faktor keseruan dengan menyembunyikan nama responden sehingga semua orang bisa menebak siapa yang dimaksud!
Jika waktu menjadi kendala, Anda tidak perlu melihat semua foto staf dalam satu tempat duduk; pisahkan mereka dan lakukan kegiatan ini setelah rehat minum teh atau makan siang berat untuk mengatasi koma makanan.
Check-in
Menyediakan waktu bagi staf untuk merefleksikan pengalaman mereka sepanjang tahun dan mengartikulasikannya dapat memberikan wawasan yang kaya tentang tantangan yang mereka hadapi dan keberhasilan yang mereka alami. Hal ini dapat sangat membantu Anda, penyaji atau tim kepemimpinan, untuk mendapatkan pemahaman yang lebih dalam tentang staf; area yang penting bagi mereka dan strategi mereka dalam menghadapi situasi yang sulit.
Fungsi unggah gambar ClassPoint memungkinkan staf untuk menjawab pertanyaan ini secara simbolis melalui gambar objek atau gambar yang digambar dengan tangan jika bahannya tersedia. Menggambar dapat membantu seseorang mengekspresikan emosi yang mendalam ketika kata-kata tidak dapat menyampaikannya, terutama jika itu adalah campuran emosi yang kompleks.
Selama Pertemuan Anda
Rayakan Keberhasilan
Mengetahui dan merayakan pencapaian setiap departemen dapat menjadi sumber semangat bagi semua orang. Bahkan, sharing semacam ini juga bisa menginspirasi departemen lain dengan ide-ide proyek baru!
Cobalah meminta departemen untuk menebak pencapaian tertinggi satu sama lain sebelum presentasi dimulai, menggunakan aktivitas jawaban singkat dari ClassPoint. Staf perlu mengingat kembali peristiwa-peristiwa penting atau proyek-proyek yang dimulai oleh departemen lain dan secara kolektif membuat konsensus tentang proyek-proyek yang sangat sukses. Hal ini pasti mengalahkan duduk pasif menunggu presenter untuk “mengunduh” informasi.
Tingkatkan keseruan dengan menyiapkan token kecil untuk departemen pemenang yang bisa mendapatkan jawaban benar terbanyak. Ini adalah cara yang pasti untuk memotivasi semua orang agar menyimak dengan seksama selama presentasi rekan kerja mereka! ?
Perencanaan Acara/Proyek
Ketika merencanakan acara dan program untuk tahun berikutnya, beberapa tanggal dan tenggat waktu dapat berubah-ubah. Dan jika tidak ada visual untuk membantu diskusi, hal ini bisa membingungkan bagi staf. Untungnya, ClassPoint memungkinkan Anda untuk menyesuaikan papan tulis!
Ini akan memungkinkan Anda untuk meluncurkan kalender atau jadwal kapan saja saat dibutuhkan selama diskusi. Dan, penanda pada bilah tugas membantu Anda membuat anotasi di papan tulis dengan mudah mengubah perencanaan acara staf Anda menjadi percakapan kerja.
Untuk meningkatkan keterlibatan staf, Anda bahkan dapat mengundang mereka untuk menyarankan tanggal atau tenggat waktu yang memungkinkan dengan menyisipkan papan tulis beranotasi sebagai slide, dan kemudian membuatnya interaktif dengan fungsi menggambar slide. Dengan menggunakan alat bantu gambar slide ClassPoint, semua staf dapat membuat anotasi saran mereka di kalender atau menyoroti tanggal black-out seperti yang Anda lihat di bawah ini:
Kami telah mengembangkan dua set templat papan tulis; satu set adalah kalender bulanan dan satu lagi terutama untuk jadwal proyek. Ini dapat ditemukan di bagian akhir dek slide.
Mengakhiri Pertemuan Anda
Umpan balik
Melibatkan staf dalam menyuarakan pemikiran mereka tentang rencana untuk tahun berikutnya tidak hanya akan membantu Anda menemukan kekhawatiran yang mungkin dialami semua orang, namun juga berpotensi membantu dalam mengembangkan rencana yang lebih menyeluruh dan mendapatkan dukungan.
Dengan fungsi jawaban singkat ClassPoint, semua staf bisa secara terbuka menyampaikan harapan dan pandangan mereka dan sebagai perpanjangan dari aktivitas ini, semua orang bisa dikelompokkan dalam tim-tim yang lebih kecil untuk mendiskusikan cara-cara mengatasi tantangan yang mungkin terjadi.
Mengartikulasikan Dukungan yang Dibutuhkan
Pepatah “beda orang, beda pula goresannya” berlaku dalam banyak situasi. Dan menggunakan fungsi jawaban singkat ClassPoint bagi staf untuk mengartikulasikan cara-cara yang secara pribadi mereka inginkan untuk didukung oleh sekolah, adalah salah satunya.
Melakukan hal tersebut tidak hanya menunjukkan kepedulian, tetapi juga menghilangkan dugaan dari para pemimpin sekolah. Selain itu, jika Anda ingin menjaga jawaban tetap anonim di antara setiap anggota staf, nama dapat disembunyikan pada saat pengiriman, namun di bagian belakang, Anda akan tetap dapat mengidentifikasi individu dan tanggapan mereka.
Kesimpulan
Ini adalah beberapa kegiatan yang direkomendasikan yang dirancang untuk menciptakan platform agar suara setiap staf dapat didengar karena sangat mudah untuk jatuh ke dalam perangkap hanya memperhatikan staf yang lebih terbuka dan vokal dengan pemikiran mereka.
Meskipun tujuan di balik beberapa kegiatan ini adalah untuk menumbuhkan budaya peduli dan menghargai, namun hal ini juga sangat bergantung pada apa yang dilakukan oleh para pemateri atau pimpinan sekolah dengan informasi yang diperoleh dari kegiatan-kegiatan tersebut, yang akan berbicara lebih banyak.
Sebagai contoh, staf dapat berbagi secara jujur tentang bagaimana mereka ingin didukung oleh organisasi dalam hal rencana tahun berikutnya, namun jika tidak ada atau hanya sedikit tindakan yang dilakukan untuk memberikan dukungan yang mereka inginkan, maka hal tersebut akan menggagalkan tujuan dari kegiatan tersebut.
Kami telah menyediakan setumpuk slide yang dapat diunduh dengan aktivitas-aktivitas ini dan aktivitas-aktivitas lainnya. Pertimbangkanlah pilihan aktivitas untuk rapat staf akhir tahun Anda berikutnya yang dapat mencapai tujuan Anda dan meningkatkan keterlibatan staf!
Referensi
*Kruse, K. (2015, Juni 26). Apa Itu Keterlibatan Karyawan. Forbes. Diambil pada tanggal 15 November 2021, dari https://www.forbes.com/sites/kevinkruse/2012/06/22/employee-engagement-what-and-why/?sh=2279cd4e7f37