Mungkin Anda baru dalam menjalankan retrospektif atau mungkin Anda mengira retrospektif hanya untuk manajemen proyek yang gesit, tetapi saya di sini untuk memberi tahu Anda bahwa retrospektif mudah dijalankan dan sangat membantu di semua departemen, proyek, dan tim yang besar maupun kecil.
Di ClassPoint, kami memahami pentingnya sprint retrospektif dan percaya bahwa proses retrospektif yang terstruktur dengan baik dan kolaboratif sangat penting untuk mendorong peningkatan berkelanjutan dalam tim kami.
Baik Anda memimpin startup kecil atau mengelola perusahaan besar, retrospeksi rutin memberikan kesempatan untuk merefleksikan proyek-proyek sebelumnya, mengidentifikasi area yang perlu ditingkatkan, dan menumbuhkan budaya belajar dan berkembang di dalam tim Anda. Mari selami dasar-dasar retrospektif, langkah-langkah penting tentang cara menjalankan retrospektif, dan tips menjalankan sesi yang sangat efektif yang menghasilkan wawasan yang dapat ditindaklanjuti dan mendorong perubahan positif.
Apa yang dimaksud dengan Retrospektif
Retrospektif adalah pertemuan tim yang dilakukan pada akhir proyek atau periode waktu tertentu, dengan tujuan untuk menilai kinerja, keberhasilan, dan kegagalan.
Tujuan & Manfaat Menjalankan Retrospeksi
Ide di balik retrospektif, atau “retro” adalah merefleksikan pengalaman masa lalu, belajar darinya, dan menyesuaikan perilaku di masa depan untuk meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan produktivitas.
Meskipun sprint retrospektif berakar pada pengembangan produk Agile, namun hal ini sangat bermanfaat bagi semua jenis tim di industri apa pun. Jika dilakukan secara efektif, retrospeksi dapat menjadi alat yang ampuh untuk meningkatkan dinamika tim, komunikasi, dan kinerja secara keseluruhan. Anda dapat menggunakan retrospektif ini untuk merefleksikan apa pun: sprint, proyek, tujuan perusahaan, dll. & digunakan untuk sesi check-in/check-out, team building, Energizers, dll.
Jenis-jenis Retrospektif
Retro dapat memiliki banyak bentuk dan nama. Apakah Anda melakukan retrospektif sprint, retrospektif proyek, atau retrospektif produk, tujuannya sama: untuk merefleksikan:
- Apa yang berjalan dengan baik
- Apa yang tidak berjalan dengan baik
- Bagaimana Anda dapat meningkatkan diri di masa depan
Format Retrospektif
Hal yang menyenangkan adalah, ketiga pertanyaan retrospektif utama tersebut hadir dalam begitu banyak bentuk yang berbeda, yang bisa Anda pilih! Semuanya memiliki tujuan yang sama, tetapi masing-masing memiliki cara unik untuk memandu percakapan tim Anda. Berikut ini beberapa format retro yang populer:
- Dasar: Apa yang berjalan dengan baik? Apa yang tidak? Apa yang bisa kita tingkatkan?
- 4 L: Disukai, Dipelajari, Kurang, Dirindukan
- Mulai, Berhenti, Lanjutkan
- Satu kata retrospektif: Anggota tim merefleksikan dan berbagi umpan balik, pendapat, dan menjawab pertanyaan retrospektif dasar dengan menggunakan satu kata yang ringkas dan terarah.
- Perahu layar: Angin apa yang mendorong kita ke depan? Apa jangkar yang menahan kita? Dan batu karang (rintangan) apa yang mungkin kita temui di sepanjang jalan?
- RATA: Arah Masa Depan, Pelajaran yang Dipetik, Pencapaian, Ucapan Terima Kasih
- Mawar, Kuncup, Duri
- Senang, Sedih, Marah
- Lampu lalu lintas
- daftarnya masih terus berlanjut!
Langkah-langkah Cara Menjalankan Retrospeksi
Langkah 1: Siapkan Alat Bantu Retrospektif Anda
Langkah pertama untuk menjalankan rapat retrospektif yang efektif adalah mempersiapkan alat bantu Anda untuk melacak pendapat tim dan wawasan diskusi. Anda mungkin merasa sangat terbantu dengan membuat rangkuman visual untuk membantu Anda dan peserta memetakan ide-ide, melihat bagaimana wawasan yang berbeda berhubungan satu sama lain, dan menyoroti area-area di mana Anda dapat mengambil tindakan segera.
Ada beragam alat bantu yang bisa Anda gunakan untuk memfasilitasi retrospeksi, dan Anda mungkin bisa menggunakan alat bantu yang sudah Anda miliki! Seperti:
1. PowerPoint:
Untuk pertemuan yang dipersiapkan dengan baik dan interaktif, Anda cukup menggunakan PowerPoint untuk menjalankan retrospeksi, alat yang sudah Anda miliki dan ketahui. Selain itu, dengan menggunakan add-in interaktif audiens, Anda bisa menyematkan jajak pendapat dan pertanyaan yang bisa ditanggapi oleh tim Anda. Ini bisa menjadi cara yang bagus untuk membuat orang terlibat, mengumpulkan ide, dan mengumpulkan umpan balik secara real-time, dan menyajikan data tersebut untuk diskusi.
2. Papan tulis fisik & catatan tempel:
Jika rapat Anda 100% dilakukan secara langsung, Anda bisa mempertimbangkan untuk menggunakan papan tulis fisik atau flipchart untuk menangkap ide dan umpan balik. Catatan tempel dapat menjadi alat yang berguna untuk partisipasi kelompok & mengatur pemikiran dan ide, memungkinkan peserta untuk memindahkannya dan mengelompokkannya ke dalam tema. Satu-satunya kelemahan adalah mendokumentasikan umpan balik tim secara manual setelahnya.
3. Papan tulis digital:
Atau, mungkin Anda ingin mempertimbangkan alat bantu papan tulis digital seperti Microsoft Whiteboard atau Miro, yang memungkinkan para peserta berkolaborasi secara real-time. Anda juga dapat menggunakan templat online yang dirancang khusus untuk retrospektif, yang menyediakan format terstruktur dan memudahkan Anda untuk menangkap dan mengatur umpan balik.
Langkah 2: Tetapkan Waktu & Agenda
Setelah memutuskan untuk mengadakan pertemuan retrospektif, langkah selanjutnya adalah menetapkan waktu dan agenda. Pertama, pilihlah waktu yang bermanfaat dan tepat untuk menjalankan retro reflektif, kemudian pilihlah waktu yang memungkinkan semua orang dalam tim untuk hadir dan berpartisipasi secara aktif. Setelah waktu ditentukan, penting untuk membuat agenda yang jelas dan ringkas.
Agenda harus mencakup pengantar singkat tentang pertemuan retrospektif, tujuan dan sasaran utama pertemuan, waktu yang dialokasikan untuk setiap topik, dan siapa yang akan memimpin setiap diskusi. Ini juga harus mencakup format retro atau pertanyaan yang ingin Anda bahas.
Hal ini harus disampaikan kepada semua anggota tim sebelumnya, sehingga semua orang tahu apa yang diharapkan selama rapat. Agenda yang terencana dengan baik akan menjadi dasar bagi sebuah retrospeksi yang produktif dan terfokus.
Langkah 3: Menetapkan Aturan Dasar & Harapan
Sebelum masuk ke dalam pertemuan retrospektif, penting untuk menetapkan aturan dasar dan harapan untuk semua orang yang terlibat. Hal ini membantu memastikan bahwa rapat tetap fokus, produktif, dan saling menghormati. Anda yang menentukan tujuan Anda & mengikuti pedoman, tetapi berikut ini beberapa yang dapat Anda pertimbangkan:
- Mendorong komunikasi yang terbuka dan saling menghormati: Membina lingkungan yang saling menghormati di mana setiap orang memiliki kesempatan untuk mengekspresikan pikiran mereka tanpa interupsi. Doronglah anggota tim untuk berbagi pemikiran yang jujur, mendengarkan secara aktif, dan berpikiran terbuka.
- Jaga agar tetap relevan: Untuk membuat rapat menjadi efisien dan efektif, pastikan bahwa percakapan tetap fokus pada tujuan dan sasaran retrospektif. Tentukan dengan jelas ruang lingkup diskusi dan hindari membahas isu-isu yang tidak terkait atau kejadian-kejadian di masa lalu.
- Jaga agar tetap obyektif, tidak bersifat pribadi: Ingatkan peserta bahwa retrospeksi berpusat pada evaluasi alur kerja, situasi, dan sistem, bukan pada tindakan individu. Tekankan pentingnya memisahkan perasaan pribadi dari diskusi.
- Rangkullah umpan balik sebagai alat yang positif: Setiap orang yang terlibat harus terbuka untuk menerima umpan balik, karena ini adalah bagian penting dari retrospektif. Dorong pendekatan yang berwawasan ke depan, untuk menerima umpan balik yang konstruktif dengan cara yang positif, dan pertimbangkan untuk menerapkan perubahan yang dapat bermanfaat bagi tim di masa depan.
Langkah 4: Mulailah dengan mengajak semua orang untuk terlibat secara aktif & terlibat
Untuk membuat semua orang bersemangat dan siap untuk berpartisipasi, awali rapat dengan melibatkan semua orang di awal. Hal ini sangat penting terutama jika Anda memiliki anggota tim jarak jauh yang mungkin kurang terlibat karena jarak. Jadi, bagaimana Anda memastikan semua orang hadir dan terlibat sejak awal?
Mulailah dengan aktivitas interaktif pemanasan atau ice breaker yang akan mendorong semua orang untuk berkontribusi secara aktif dalam rapat.
Ini bisa menjadi permainan pemecah suasana yang menyenangkan seperti pertanyaan seperti “Apakah Anda lebih suka tidak pernah menggunakan media sosial lagi atau tidak pernah menonton film atau acara TV lagi?” atau kontes lelucon buruk yang meminta semua orang untuk mengirimkan lelucon terkonyol mereka dan memilih lelucon terburuk (terbaik).
Atau bisa juga dengan cara yang lebih hangat untuk membuat semua orang siap dan nyaman untuk berbagi, seperti menjalankan jajak pendapat yang meminta semua orang menilai bagaimana bulan/proyek/agenda yang telah berjalan atau menggambarkan pengalaman mereka dalam satu kata menggunakan word cloud. Salah satu atau keduanya adalah cara yang bagus untuk membuat semua orang siap untuk refleksi tim yang terbuka dan aktif.
Langkah 5: Selama rapat: Bahas apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan bagaimana Anda dapat meningkatkannya
Sekarang, setelah Anda menyiapkan panggung dan mempersiapkan tim, sekarang saatnya untuk menyelami daging retrospektif dan menjalankan, ya, retrospektif!
Pertama, undang semua orang untuk berbagi umpan balik secara terbuka dengan menjawab pertanyaan retro Anda dan menampilkannya secara visual. Akan lebih baik jika setiap orang dapat menyumbangkan pendapat mereka sendiri sebelum diskusi dibuka. Menggunakan papan tulis kolaboratif atau pengumpul respons audiens seperti ClassPoint adalah yang paling mudah.
Kemudian, dengan menggunakan tampilan visual dari ide yang diajukan semua orang, saatnya untuk mendiskusikannya!:
Apa yang berjalan dengan baik
Saat mendiskusikan apa yang berjalan dengan baik, dorong semua orang untuk berbagi keberhasilan dan pencapaian mereka selama sprint atau proyek. Latihan ini membantu meningkatkan semangat kerja dan mengakui kontribusi setiap orang.
Apa yang tidak berjalan dengan baik
Di sisi lain, mendiskusikan apa yang tidak berhasil membutuhkan lebih banyak kebijaksanaan dan diplomasi. Pastikan bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk mengekspresikan pemikiran mereka tanpa menghakimi atau membela diri. Ingatlah bahwa tujuannya adalah untuk menghasilkan solusi dan perbaikan, bukan untuk menyalahkan.
Bagaimana Anda dapat meningkatkan diri di masa depan.
Terakhir, arahkan umpan balik yang positif dan konstruktif ke masa depan dengan mendiskusikan bagaimana proyek atau topik diskusi dapat ditingkatkan. Ini harus menjadi percakapan terbuka, di mana semua ide tentang cara meningkatkan diri diterima dan dicatat. Hal ini dapat berkisar dari penyesuaian langkah atau strategi tertentu hingga perombakan total seluruh proses.
Akan sangat membantu jika Anda memberikan data atau pengamatan yang relevan sebagai konteks untuk diskusi. Hal ini dapat mencakup metrik, umpan balik pelanggan, hasil, atau peristiwa penting.
Langkah 6: Mengidentifikasi tema & wawasan umum
Setelah Anda mengumpulkan masukan dari setiap anggota tim, saatnya untuk mencari pola. Gunakan alat bantu ringkasan visual apa pun yang Anda pilih untuk membantu Anda melacak ide-ide setiap orang, dan memetakan berbagai tema, kesamaan, atau masalah yang muncul dari diskusi. Membuat catatan sekunder tentang tren dan wawasan diskusi ini dapat membantu Anda mengidentifikasi tantangan dan peluang yang paling signifikan untuk perbaikan. Setelah Anda mengidentifikasi tema-tema umum ini, Anda dapat mulai merumuskan item tindakan spesifik yang dapat mengatasi akar penyebab masalah ini.
Langkah 7: Buat rencana tindakan
Langkah terakhir dan salah satu yang paling penting dalam menjalankan retrospektif yang efektif adalah membuat rencana tindakan yang akan mengatasi masalah dan kekhawatiran yang telah diidentifikasi selama pertemuan. Penting untuk memastikan bahwa semua orang telah menyetujui tindakan yang akan diambil dan bahwa tindakan tersebut realistis, dapat dicapai, dan terukur.
Rencana aksi harus menguraikan tugas, tenggat waktu, dan tanggung jawab spesifik untuk setiap anggota tim. Hal ini akan memastikan bahwa semua orang mengetahui dengan jelas apa yang perlu dilakukan dan siapa yang bertanggung jawab untuk setiap tugas. Penting juga untuk melakukan pemeriksaan rutin untuk memastikan bahwa rencana aksi ditindaklanjuti dan untuk mengatasi hambatan atau tantangan yang mungkin timbul.
Langkah 8: Dokumentasikan apa yang telah didiskusikan
Langkah terakhir dari pertemuan retrospektif yang efektif adalah mendokumentasikan apa yang telah didiskusikan. Sangat penting untuk memiliki catatan tentang wawasan utama dan item tindakan sehingga dapat dirujuk kembali di masa mendatang.
Pastikan dokumentasi dibagikan kepada semua orang dalam tim, dan tersedia sebagai referensi yang memandu item tindakan. Lakukan pengecekan dengan anggota tim secara berkala untuk memastikan kemajuan yang dicapai pada item tindakan yang telah diidentifikasi selama rapat, dan sesuaikan rencana tindakan sesuai kebutuhan.
Kiat untuk Mendapatkan Hasil Maksimal dari Retrospektif
- Tentukan tempat yang aman: Penting untuk mengatur suasana yang ramah & inklusif di awal pertemuan untuk mendorong komunikasi yang terbuka dan pendekatan kolaboratif. Ciptakan lingkungan yang aman dan terbuka di mana rekan kerja dapat merasa nyaman untuk mengekspresikan pikiran dan pendapat mereka tanpa takut dihakimi atau dibalas.
- Pertimbangkan konteks & waktu pelaksanaan retrospektif Anda: Pilihlah waktu yang tepat untuk melakukan retrospeksi, idealnya di akhir proyek atau setelah tenggat waktu & ketika tim Anda tidak sedang dalam masa-masa sulit.
- Hindari rekan kerja merasa diserang secara pribadi: Tetapkan bahwa umpan balik harus objektif dan tidak bersifat pribadi dan moderat untuk mencegah komentar yang bersifat subjektif atau menyalahkan kesalahan atau kemunduran.
- Buatlah kegiatan yang menyenangkan untuk mencerahkan suasana hati & menciptakan budaya yang menggembirakan: Sertakan kegiatan pencair suasana yang menyenangkan untuk mencairkan suasana rapat yang monoton dan menciptakan budaya kerja yang positif dan menyemangati.
- Buatlah sesi breakout jika jumlah peserta Anda banyak: Membagi peserta ke dalam kelompok-kelompok kecil dapat membantu memfasilitasi diskusi yang lebih terfokus dan produktif, terutama jika jumlah peserta Anda banyak.
- Jajak pendapat untuk menyepakati langkah selanjutnya: Setelah semua orang memiliki kesempatan terbuka untuk berbagi, pastikan semua orang menyetujui langkah selanjutnya. Buatlah konsensus dengan mengundang rekan satu tim untuk melakukan jajak pendapat.
- Jangan takut untuk mengatur waktu dan merencanakan pertanyaan lanjutan: Untuk memperhatikan batasan waktu dan memastikan semua orang terlibat selama retro, pertimbangkan untuk membiarkan tantangan yang lebih kompleks tidak terselesaikan jika mereka membutuhkan lebih banyak waktu untuk menyelesaikannya. Ajukan pertanyaan lanjutan kepada individu yang terlibat atau jadwalkan pertemuan untuk membahas topik spesifik tersebut untuk menghormati kerangka waktu & tujuan retrospektif.
- Pastikan langkah selanjutnya & hasil yang didapat dapat ditindaklanjuti: Pastikan untuk mengidentifikasi langkah selanjutnya yang jelas dan dapat ditindaklanjuti serta hasil yang dapat diambil dari rapat untuk memastikan kemajuan yang dicapai.
- Sertakan penguatan positif & rayakan pencapaian: Luangkan waktu untuk merayakan keberhasilan dan pencapaian, serta mengakui dan menghargai upaya dan kontribusi tim Anda.
- Jadikan retrospeksi sebagai rutinitas: Sertakan retrospeksi sebagai bagian dari rutinitas tim Anda, misalnya setiap 6 minggu sekali atau setelah semua proyek siklus. Retro rutin dapat membantu memastikan bahwa tim terus berkembang dan umpan balik dimasukkan ke dalam proyek dan pekerjaan di masa depan.
Dengan tips ini, Anda dapat secara efektif melakukan rapat retrospektif dan menghasilkan solusi yang dapat ditindaklanjuti yang mendorong peningkatan berkelanjutan.
Cara Menjalankan Retrospektif di PowerPoint dengan ClassPoint
Jika Anda tidak ingin mempelajari atau membeli alat baru hanya untuk menjalankan retrospektif, Anda dapat menjalankannya langsung di PowerPoint! Dan dengan tambahan ClassPoint, alat bantu keterlibatan audiens, Anda bisa membawa ide dan pendapat tim Anda ke dalam tayangan slide. Berikut caranya:
- Buat dek Anda termasuk agenda Anda, pertanyaan retro Anda, dan informasi proyek yang berguna untuk konteks
- Jadikan slide pertanyaan retro Anda interaktif dengan menambahkan pertanyaan dan jajak pendapat! Jalankan pertanyaan jawaban singkat untuk setiap pertanyaan retrospektif. Tips: jalankan semua pertanyaan Anda terlebih dahulu, dan tunggu hingga kiriman tim muncul.
- Satu pertanyaan pada satu waktu, ungkapkan umpan balik dan pendapat kolektif tim Anda: apa yang berjalan dengan baik, apa yang tidak, dan apa yang dapat ditingkatkan.
- Diskusikan jawaban yang diberikan! Masukkan hasilnya sebagai slide untuk membuat anotasi, lalu buka slide papan tulis untuk menuliskan tema utama & wawasan bersama.
- Akhiri dengan rencana aksi! Gunakan slide Rencana Tindakan kosong atau papan tulis kosong dan tentukan item yang dapat ditindaklanjuti yang dapat dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan apa yang tidak berjalan dengan baik dalam tugas/perencanaan/proyek di masa mendatang. Pastikan semua orang setuju! Jika jumlah peserta Anda banyak, jalankan jajak pendapat untuk mengambil keputusan.
Dengan ClassPoint, mudah untuk mengubah slide Anda menjadi rapat yang melibatkan tim, dan dengan pertanyaan & jajak pendapat respons audiens serta alat papan tulis yang ditambahkan ke dalam PowerPoint, Anda dapat meminimalkan jumlah alat yang digunakan selama rapat untuk menghemat waktu & tenaga, dan mengurangi ruang untuk masalah teknologi.
Pastikan untuk menyertakan pemanasan atau ice breaker, dan akhiri dengan penguatan positif! Pastikan juga untuk menindaklanjuti jawaban yang diberikan dan mendorong diskusi. Hal ini akan membantu memastikan semua orang terlibat dan dilibatkan, bahkan mereka yang mungkin kurang vokal.
Kesimpulan
Retrospeksi adalah alat bantu yang ampuh yang dapat membantu tim meningkatkan kinerja mereka, mengidentifikasi masalah, dan bekerja secara kolaboratif untuk mengembangkan solusi. Dengan meluangkan waktu untuk merefleksikan kesuksesan dan tantangan di masa lalu, tim dapat memperoleh wawasan berharga yang dapat mereka gunakan untuk meningkatkan proses, sistem, dan kinerja mereka secara keseluruhan. Dengan alat bantu dan pendekatan yang tepat, Anda dapat membantu tim Anda menjadi lebih efisien, produktif, dan sukses dalam mencapai tujuan mereka.
Di ClassPoint, kami percaya pada kekuatan kolaborasi dan peningkatan berkelanjutan. Itulah sebabnya kami telah mengembangkan platform yang membantu tim menjalankan retrospeksi yang efektif dan tetap terhubung, bahkan ketika bekerja dari jarak jauh. Alat bantu kami dirancang untuk menyederhanakan proses retrospektif, sehingga memudahkan tim untuk fokus pada hal yang benar-benar penting – meningkatkan kinerja dan mencapai tujuan mereka.
Cobalah ClassPoint di PowerPoint hari ini!