ربما تكون جديدًا في إدارة استعادية أو ربما كنت تعتقد أن الاستعادات كانت مخصصة فقط لإدارة المشاريع الرشيقة ، لكنني هنا لأخبرك أن عمليات الاسترجاع سهلة التشغيل ومفيدة للغاية في جميع الأقسام والمشاريع والفرق الكبيرة والصغيرة .
في ClassPoint ، نتفهم أهمية الأحداث الاسترجاعية للعدو ونؤمن بأن العملية بأثر رجعي جيدة التنظيم والتعاونية أمر بالغ الأهمية لتعزيز التحسين المستمر داخل فرقنا.
سواء كنت تقود شركة ناشئة صغيرة أو تدير مؤسسة كبيرة ، فإن الاستطلاعات العادية توفر فرصة للتفكير في المشاريع السابقة ، وتحديد مجالات التحسين ، وتعزيز ثقافة التعلم والنمو داخل فريقك. دعنا نتعمق في أساسيات العرض بأثر رجعي ، والخطوات الرئيسية حول كيفية تشغيل بأثر رجعي ، ونصائح حول إدارة جلسة فعالة للغاية تنتج رؤى قابلة للتنفيذ وتحفز التغيير الإيجابي.
ما هو معرض بأثر رجعي
الأثر الرجعي هو اجتماع الفريق الذي يعقد في نهاية المشروع أو فترة زمنية ، بهدف تقييم الأداء والنجاحات والفشل.
الغرض والفوائد من إجراء بأثر رجعي
الفكرة وراء الارتجاعي ، أو “الرجعية” ، هي التفكير في التجارب السابقة ، والتعلم منها ، وتعديل السلوكيات المستقبلية لزيادة الكفاءة والفعالية والإنتاجية.
بينما تتجذر الأحداث الاسترجاعية للعدو في تطوير منتجات Agile ، فهي مفيدة جدًا لجميع أنواع الفرق في أي صناعة. عندما يتم القيام به بشكل فعال ، يمكن أن تكون الاستطلاعات أداة قوية لتحسين ديناميكيات الفريق ، والتواصل ، والأداء العام. يمكنك استخدام هذه الاستعادات للتفكير في أي شيء: سباقات السرعة ، المشاريع ، أهداف الشركة ، إلخ. واستخدامه في جلسات تسجيل الوصول / المغادرة ، وبناء الفريق ، والمنشطات ، إلخ.
أنواع الاستعادية
يمكن أن تتخذ Retros العديد من الأشكال وتتخذ العديد من الأسماء. سواء كنت تجري سباقًا بأثر رجعي ، أو بأثر رجعي ، أو بأثر رجعي للمنتج ، فإن الهدف هو نفسه: التفكير في:
- ما الذى اصبح بحالة جيده
- ما لم يسير على ما يرام
- كيف يمكنك أن تتحسن في المستقبل
تنسيقات بأثر رجعي
الشيء الممتع هو أن هذه الأسئلة الثلاثة الرئيسية بأثر رجعي تأتي في العديد من الأشكال المختلفة التي يمكنك الاختيار من بينها! تشترك جميعها في نفس الهدف ، ولكن لكل منها طريقتها الفريدة في توجيه محادثة فريقك. في ما يلي بعض التنسيقات القديمة الشائعة:
- أساسي: ما الذي سار بشكل جيد؟ ماذا لم تفعل؟ ما الذي يمكننا تحسينه؟
- الـ 4 Ls: محبوب ، متعلم ، مفتقر ، مشتاق إليه
- ابدأ ، توقف ، تابع
- كلمة واحدة بأثر رجعي: يعكس أعضاء الفريق التعليقات والآراء ويشاركونها ، ويجيبون على الأسئلة الأساسية بأثر رجعي باستخدام كلمة واحدة موجزة ومقصودة.
- المراكب الشراعية: ما الذي تدفعنا الرياح إلى الأمام؟ ما الذي يمنعنا المراسي؟ وما هي الصخور (العقبات) التي قد نواجهها على طول الطريق؟
- FLAT: الاتجاهات المستقبلية ، الدروس المستفادة ، الإنجازات ، شكرًا لك
- روز ، برعم ، ثورن
- سعيد ، حزين ، مجنون
- إشارات المرور
- والقائمة تطول!
خطوات حول كيفية تشغيل العرض بأثر رجعي
الخطوة 1: قم بإعداد أدواتك بأثر رجعي
تتمثل الخطوة الأولى لإجراء اجتماع فعّال بأثر رجعي في إعداد أدواتك لتتبع آراء الفريق ورؤى المناقشة. قد تجد أنه من المفيد جدًا إنشاء ملخص مرئي لمساعدتك أنت والمشاركين في رسم الأفكار ، ومعرفة كيفية ارتباط الرؤى المختلفة ببعضها البعض ، وإبراز المجالات التي يمكنك فيها اتخاذ إجراء فوري.
هناك مجموعة متنوعة من الأدوات التي يمكنك استخدامها لتسهيل عملية عرض الأحداث بأثر رجعي ، ويمكنك على الأرجح الاستفادة من الأدوات التي لديك بالفعل! مثل:
1. PowerPoint:
للحصول على اجتماع تفاعلي وجيد التحضير ، يمكنك ببساطة استخدام PowerPoint لتشغيل عرض بأثر رجعي ، وهي أداة لديك بالفعل وتعرفها. بالإضافة إلى ذلك ، باستخدام الوظيفة الإضافية التفاعلية للجمهور ، يمكنك تضمين استطلاعات الرأي والأسئلة التي يمكن لفريقك الرد عليها. يمكن أن تكون هذه طريقة رائعة لإشراك الأشخاص ، والحصول على أفكار جماعية ، وجمع التعليقات في الوقت الفعلي ، وتقديم تلك البيانات للمناقشات.
2. السبورة المادية والملاحظات اللاصقة:
إذا كان اجتماعك شخصيًا بنسبة 100٪ ، فيمكنك فقط التفكير في استخدام السبورة البيضاء المادية أو اللوح القلاب لالتقاط الأفكار والتعليقات. يمكن أن تكون الملاحظات اللاصقة أداة مفيدة لمشاركة المجموعة وتنظيم الأفكار والأفكار ، مما يسمح للمشاركين بتحريكها وتجميعها في موضوعات. الجانب السلبي فقط هو توثيق ملاحظات الفريق يدويًا بعد ذلك.
3. السبورة الرقمية:
أو ربما ترغب في التفكير في أدوات السبورة البيضاء الرقمية مثل Microsoft Whiteboard أو Miro ، والتي تتيح للمشاركين التعاون في الوقت الفعلي. يمكنك أيضًا استخدام القوالب عبر الإنترنت المصممة خصيصًا للأحداث السابقة ، والتي توفر تنسيقًا منظمًا وتجعل من السهل التقاط الملاحظات وتنظيمها.
الخطوة 2: تحديد الوقت والأجندة
بعد اتخاذ قرار بعقد اجتماع بأثر رجعي ، فإن الخطوة التالية هي تحديد الوقت وجدول الأعمال. اختر أولاً وقتًا مفيدًا ومناسبًا لتشغيل انعكاس رجعي ، ثم اختر وقتًا يستطيع فيه كل فرد في الفريق الحضور والمشاركة بنشاط. بمجرد تحديد الوقت ، من المهم إنشاء جدول أعمال واضح ومختصر.
يجب أن يتضمن جدول الأعمال مقدمة موجزة للاجتماع بأثر رجعي ، والأهداف والغايات الرئيسية للاجتماع ، والوقت المخصص لكل موضوع ، ومن سيقود كل مناقشة. يجب أن يشمل هذا أيضًا التنسيق أو الأسئلة التي تريد معالجتها.
يجب مشاركة هذا مع جميع أعضاء الفريق مسبقًا ، حتى يعرف الجميع ما يمكن توقعه خلال الاجتماع. تضع أجندة جيدة التخطيط الأساس لأثر رجعي منتج ومركّز.
الخطوة الثالثة: وضع القواعد والتوقعات الأساسية
قبل الغوص في الاجتماع الاستعادي ، من المهم وضع قواعد أساسية وتوقعات لجميع المعنيين. يساعد ذلك في ضمان بقاء الاجتماع مركزًا ومنتجًا ومحترمًا. أنت تحدد أهدافك والإرشادات التالية ، ولكن إليك بعض ما يمكنك وضعه في الاعتبار:
- شجع التواصل المفتوح والمحترم : عزز بيئة محترمة حيث تتاح للجميع فرصة للتعبير عن أفكارهم دون انقطاع. شجع أعضاء الفريق على مشاركة الأفكار الصادقة ، والاستماع بنشاط ، وامتلاك موقف منفتح.
- اجعله وثيق الصلة بالموضوع : لجعل الاجتماع فعالاً وفعالاً ، تأكد من أن المحادثة تبقى مركزة على أهداف وغايات المعرض بأثر رجعي. حدد بوضوح نطاق المناقشة وتجنب الخوض في القضايا غير ذات الصلة أو الأحداث الماضية.
- اجعلها موضوعية وليست شخصية : ذكِّر المشاركين بأن الاستعادية تتمحور حول تقييم تدفقات العمل والمواقف والأنظمة ، بدلاً من الإجراءات الفردية. التأكيد على أهمية فصل المشاعر الشخصية عن المناقشة.
- احتضان الملاحظات كأداة إيجابية : يجب أن يكون كل شخص منخرطًا منفتحًا لتلقي التعليقات ، حيث أن هذا جزء أساسي من الاسترجاع. شجع على اتباع نهج استشرافي ، لأخذ الملاحظات البناءة بطريقة إيجابية ، والنظر في تنفيذ التغييرات التي يمكن أن تفيد الفريق في المستقبل.
الخطوة 4: ابدأ بإشراك الجميع بشكل فعال
لتحفيز الجميع والاستعداد للمشاركة ، ابدأ الاجتماع بإشراك الجميع في البداية. هذا مهم بشكل خاص عندما يكون لديك أعضاء فريق بعيدون قد يكونون أقل تفاعلًا بسبب المسافة. لذا ، كيف تتأكد من أن الجميع حاضر ومشارك منذ البداية؟
ابدأ بنشاط تفاعلي للإحماء أو كسر الجليد الذي سيجبر الجميع على المساهمة بنشاط في الاجتماع.
قد تكون هذه لعبة ممتعة لكسر الجمود مثل لعبة هل تفضل أن تسأل مثل “هل تفضل عدم استخدام وسائل التواصل الاجتماعي مرة أخرى أو عدم مشاهدة فيلم أو برنامج تلفزيوني آخر؟” أو مسابقة مزحة سيئة تجعل الجميع يقدمون نكتة مبتذلة ويصوتون على أسوأ (أفضل) واحدة.
أو قد يكون الأمر أكثر دفئًا للرجعية لجعل الجميع مستعدين ومرتاحين للمشاركة ، مثل إجراء استطلاع يطلب من الجميع تقييم كيفية سير الشهر / المشروع / جدول الأعمال أو وصف تجربتهم بكلمة واحدة باستخدام سحابة الكلمات. يعد أحدهما أو كليهما طرقًا رائعة لإعداد الجميع لتفكير مفتوح ونشط للفريق.
الخطوة 5: أثناء الاجتماع: استعرض ما تم بشكل جيد ، وما الذي لم يحدث ، وكيف يمكنك تحسينه
الآن بعد أن أعددت المسرح وأعدت الفريق ، حان الوقت للغوص في لحوم الأحداث بأثر رجعي وتشغيل ، حسنًا ، بأثر رجعي!
أولاً ، قم بدعوة الجميع لمشاركة ملاحظاتهم بصراحة من خلال الإجابة على أسئلتك القديمة وعرضها بصريًا. من الأفضل أن يساهم كل فرد بآرائه بنفسه قبل فتح باب المناقشة. يعد استخدام السبورة التعاونية أو أدوات تجميع استجابة الجمهور مثل ClassPoint أسهل.
ثم باستخدام عرض مرئي للأفكار المقدمة من الجميع ، حان الوقت لمناقشتها!:
ما الذى اصبح بحالة جيده
عند مناقشة الأمور التي سارت بشكل جيد ، شجع الجميع على مشاركة نجاحاتهم وإنجازاتهم خلال السباق أو المشروع. يساعد هذا التمرين على رفع الروح المعنوية وتقدير مساهمات الجميع.
ما لم يسير على ما يرام
من ناحية أخرى ، تتطلب مناقشة ما لم ينجح مزيدًا من اللباقة والدبلوماسية. تأكد من أن كل شخص لديه فرصة للتعبير عن أفكاره دون أي حكم أو دفاعية. تذكر أن الهدف هو التوصل إلى حلول وتحسينات ، وليس إلقاء اللوم.
كيف يمكنك أن تتحسن في المستقبل.
أخيرًا ، قم بتوجيه الملاحظات الإيجابية والبناءة إلى المستقبل من خلال مناقشة كيفية تحسين المشروع أو موضوع المناقشة. يجب أن تكون هذه محادثة مفتوحة ، حيث يتم الترحيب بجميع الأفكار حول كيفية التحسين وتسجيلها. يمكن أن يتراوح هذا من التغيير والتبديل في خطوات أو استراتيجيات محددة إلى إصلاح شامل للعملية بأكملها.
قد يكون من المفيد تقديم أي بيانات أو ملاحظات ذات صلة كسياق للمناقشة. يمكن أن يشمل ذلك المقاييس أو ملاحظات العملاء أو النتائج أو الأحداث البارزة.
الخطوة 6: تحديد الموضوعات والأفكار المشتركة
بمجرد جمع مدخلات كل عضو في الفريق ، حان الوقت للبحث عن الأنماط. استخدم أداة الملخص المرئية التي اخترتها لمساعدتك في تتبع أفكار الجميع ، ورسم خريطة لمختلف الموضوعات ، والقواسم المشتركة ، أو القضايا التي تنشأ من المناقشة. يمكن أن يساعدك تدوين ملاحظات ثانوية عن هذه الاتجاهات ورؤى المناقشة في تحديد أهم التحديات والفرص للتحسين. بمجرد تحديد هذه السمات المشتركة ، يمكنك البدء في صياغة عناصر عمل محددة تعالج الأسباب الجذرية لهذه المشكلات.
الخطوة 7: ضع خطة عمل
تتمثل الخطوة الأخيرة وأحد أهم الخطوات في إدارة معرض استعادي فعال في إنشاء خطة عمل من شأنها معالجة القضايا والاهتمامات التي تم تحديدها خلال الاجتماع. من المهم التأكد من أن الجميع قد وافق على الإجراءات التي يجب اتخاذها وأن تكون واقعية وقابلة للتحقيق وقابلة للقياس.
يجب أن تحدد خطة العمل المهام والمواعيد النهائية والمسؤوليات المحددة لكل عضو في الفريق. سيضمن ذلك أن يكون كل شخص واضحًا بشأن ما يجب القيام به ومن المسؤول عن كل مهمة. من المهم أيضًا تحديد عمليات تسجيل وصول منتظمة لضمان متابعة خطة العمل ومعالجة أي حواجز أو تحديات قد تنشأ.
الخطوة الثامنة: توثيق ما تمت مناقشته
تتمثل الخطوة الأخيرة في الاجتماع الفعال بأثر رجعي في توثيق ما تمت مناقشته. من المهم أن يكون لديك سجل للرؤى الرئيسية وعناصر العمل حتى يمكن الرجوع إليها في المستقبل.
تأكد من مشاركة الوثائق مع كل فرد في الفريق ، وأنها متاحة كمرجع لتوجيه عناصر العمل. تحقق مع أعضاء الفريق بانتظام لضمان إحراز تقدم بشأن بنود العمل التي تم تحديدها أثناء الاجتماع ، وتعديل خطة العمل حسب الحاجة.
نصائح لتحقيق أقصى استفادة من أحداث الماضي
- حدد مكانًا آمنًا: من المهم وضع نغمة ترحيبية وشاملة في بداية الاجتماع لتشجيع التواصل المفتوح والنهج التعاوني. أنشئ بيئة آمنة ومفتوحة حيث يمكن لأعضاء الفريق أن يشعروا بالراحة في التعبير عن أفكارهم وآرائهم دون خوف من الحكم أو الانتقام.
- ضع في اعتبارك سياق وتوقيت العرض بأثر رجعي: اختر بعناية وقتًا مناسبًا لإجراء عرض رجعي ، من الناحية المثالية في نهاية المشروع أو بعد المواعيد النهائية وعندما لا يكون فريقك في وقت عصيب.
- تجنب شعور زملائك في الفريق بالهجوم الشخصي: اضبط النبرة التي يجب أن تكون التعليقات موضوعية وليست شخصية ومعتدلة لمنع التعليقات الشخصية الشخصية أو إلقاء اللوم على الأخطاء أو النكسات.
- اجعل الأمر ممتعًا لتخفيف الحالة المزاجية وخلق ثقافة مشجعة: قم بدمج أنشطة وكسر الجليد الممتعة لتفريق رتابة الاجتماع وخلق ثقافة عمل إيجابية ومشجعة.
- اذهب إلى الجلسات الفرعية إذا كان عدد الحاضرين مرتفعًا: يمكن أن يساعد التقسيم إلى مجموعات أصغر في تسهيل المناقشات الأكثر تركيزًا وإنتاجية ، خاصةً إذا كان عدد الحاضرين مرتفعًا.
- آراء استطلاع الرأي للاتفاق على الخطوات التالية: بعد أن تتاح الفرصة للجميع للمشاركة ، تأكد من موافقة الجميع على الخطوات التالية. اجعلها توافقًا من خلال دعوة زملائك في الفريق لاستطلاع آرائهم.
- لا تخف من تعديل الوقت والتخطيط لأسئلة المتابعة: لكي تضع في اعتبارك قيود الوقت وتضمن مشاركة الجميع خلال الفترة الرجعية ، ضع في اعتبارك ترك التحديات الأكثر تعقيدًا دون حل إذا كانوا بحاجة إلى مزيد من الوقت لحلها. اطرح أسئلة متابعة على الأفراد المعنيين أو حدد موعدًا لعقد اجتماع لمعالجة هذا الموضوع المحدد لاحترام الإطار الزمني وهدف المعرض بأثر رجعي.
- تأكد من أن الخطوات والوجبات التالية قابلة للتنفيذ: تأكد من تحديد الخطوات التالية الواضحة والقابلة للتنفيذ والوجبات السريعة من الاجتماع لضمان إحراز تقدم.
- ضمِّن التعزيزات الإيجابية واحتفل بالإنجازات: خذ الوقت الكافي للاحتفال بالنجاحات والإنجازات ، واعترف بجهود ومساهمات فريقك واعترف بها.
- اجعل عمليات الاسترجاع روتينًا: قم بتضمين الاستطلاعات كجزء من روتين فريقك مثل كل 6 أسابيع أو بعد كل المشاريع الدورية. يمكن أن تساعد الاسترجاع الروتيني في ضمان أن الفريق يتحسن باستمرار وأن التعليقات مدمجة في المشاريع والعمل في المستقبل.
باستخدام هذه النصائح ، يمكنك إجراء اجتماع بأثر رجعي بشكل فعال والتوصل إلى حلول قابلة للتنفيذ تؤدي إلى التحسين المستمر.
كيفية تشغيل معرض بأثر رجعي في PowerPoint باستخدام ClassPoint
إذا كنت لا تريد أن تتعلم أو تشتري أداة جديدة فقط لتشغيل الأحداث الاسترجاعية ، فيمكنك تشغيلها مباشرة في PowerPoint! ومع إضافة ClassPoint ، أداة إشراك الجمهور ، يمكنك إدخال أفكار وآراء فرقك في عرض الشرائح الخاص بك. إليك الطريقة:
- أنشئ مجموعتك بما في ذلك جدول أعمالك ، وأسئلتك القديمة ، وأي معلومات مشروع مفيدة للسياق
- اجعل سؤالك القديم شرائح تفاعلية عن طريق إضافة أسئلة واستطلاعات رأي ! قم بتشغيل سؤال إجابة قصير لكل سؤال بأثر رجعي. نصيحة: قم بتشغيل جميع أسئلتك أولاً ، وانتظر للكشف عن عمليات إرسال الفريق.
- سؤال واحد في كل مرة ، يكشف عن آراء وآراء فريقك الجماعية: ما الذي سار بشكل جيد ، وما الذي لم يحدث ، وما الذي يمكن تحسينه.
- ناقش الإجابات المقدمة! أدخل النتائج كشريحة للتعليق عليها ، ثم افتح شريحة السبورة لتدوين السمات الرئيسية والأفكار المشتركة.
- اختم بخطة عمل! استخدم شريحة خطة عمل فارغة أو لوحة بيضاء فارغة وحدد العناصر القابلة للتنفيذ التي يمكن القيام بها لتحسين الأداء وما لم يتم بشكل جيد في المهام / التخطيط / المشاريع المستقبلية. تأكد من موافقة الجميع! إذا كان عدد الحاضرين كبيرًا ، فقم بإجراء استطلاع لاتخاذ القرارات.
باستخدام ClassPoint ، من السهل تحويل الشرائح إلى اجتماع مشترك مع فريق ، ومع إضافة أسئلة واستطلاعات الرأي وأدوات السبورة البيضاء إلى PowerPoint ، يمكنك تقليل كمية الأدوات المستخدمة أثناء الاجتماع لتوفير الوقت والجهد ، وتقليل المساحة لـ قضايا تقنية.
تأكد من تضمين جهاز إحماء أو كسر جليد ، وانتهى بالتعزيز الإيجابي! تأكد أيضًا من متابعة الإجابات المقدمة وتشجيع المناقشة. سيساعد هذا في ضمان مشاركة الجميع وإشراكهم ، حتى أولئك الذين قد يكونون أقل صوتًا.
ملخص
استعادية هي أدوات قوية يمكن أن تساعد الفرق على تحسين أدائها ، وتحديد المشاكل والعمل بشكل تعاوني لتطوير الحلول. من خلال قضاء الوقت في التفكير في النجاحات والتحديات السابقة ، يمكن للفرق الحصول على رؤى قيمة يمكنهم استخدامها لتحسين عملياتهم وأنظمتهم وأدائهم العام. باستخدام الأدوات والنهج المناسبين ، يمكنك مساعدة فريقك على أن يصبح أكثر كفاءة وإنتاجية ونجاحًا في تحقيق أهدافهم.
في ClassPoint ، نؤمن بقوة التعاون والتحسين المستمر. لهذا السبب قمنا بتطوير نظام أساسي يساعد الفرق على إجراء استطلاعات رجعية فعالة والبقاء على اتصال ، حتى عند العمل عن بُعد. تم تصميم أدواتنا لتبسيط العملية بأثر رجعي ، مما يسهل على الفرق التركيز على ما يهم حقًا – تحسين أدائهم وتحقيق أهدافهم.
جرب ClassPoint في PowerPoint اليوم!